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6 étapes pour ne plus se laisser déborder par la paperasse
Une home organiser professionnelle nous explique comment mettre en place de bonnes habitudes de rangement pour vos papiers
Agnès Carpentier
19 de marzo de 2016
Hors frontières, on dit des Français qu’ils sont les champions de la paperasse administrative inutile. En témoignent nos impôts qui ne sont pas prélevés à la source ou les paiements par chèques… Outre ces documents administratifs innombrables, la masse de documents papiers entrant au quotidien chez nous est purement phénoménale : pubs, factures, courriers, tickets de caisse, notices d’appareils, dessins d’enfants… Des kilos et des kilos de paperasse qui s’entassent sur nos bureaux, encombrent notre espace vital et notre esprit. Que faire pour ne pas sombrer dans l’inaction par découragement ? Comment réagir efficacement et durablement à la phobie des papiers à trier ? Pauline Levasseur, spécialiste professionnelle du rangement, à la tête du réseau de home organisers By Pauline nous révèle ses trucs exclusifs pour parvenir à une organisation fonctionnelle et durable des papiers à la maison.
1. Triez l’intégralité des papiers
« Toute ma méthode consiste à mettre en place un classement de base des papiers, facile et efficace », affirme Pauline. À cette fin, la première étape consiste à regrouper tous les papiers disséminés dans la maison en un seul endroit. N’ayez pas peur de tout mettre par terre en grosses piles !
« Toute ma méthode consiste à mettre en place un classement de base des papiers, facile et efficace », affirme Pauline. À cette fin, la première étape consiste à regrouper tous les papiers disséminés dans la maison en un seul endroit. N’ayez pas peur de tout mettre par terre en grosses piles !
2. Un seul endroit pour les stocker
Il n’est pas rare d’avoir de la paperasse à l’entrée, à la cuisine, au bureau, près du lit, divisée entre les membres du couple… Choisissez un seul et unique endroit dans la maison pour les stocker… et donc les retrouver infailliblement. « Si vous stockez vos papiers dans une armoire fermée, optez pour des boîtes à archives », conseille Pauline. « Si les rayonnages sont ouverts, optez pour des boîtes de classement, des modèles plus jolis. »
Il n’est pas rare d’avoir de la paperasse à l’entrée, à la cuisine, au bureau, près du lit, divisée entre les membres du couple… Choisissez un seul et unique endroit dans la maison pour les stocker… et donc les retrouver infailliblement. « Si vous stockez vos papiers dans une armoire fermée, optez pour des boîtes à archives », conseille Pauline. « Si les rayonnages sont ouverts, optez pour des boîtes de classement, des modèles plus jolis. »
3. Mettez en place un classement
Maintenant que vous avez rassemblé vos papiers et choisi un lieu pour les stocker, entrons dans le vif du classement en intitulant les boîtes à archives. Pauline préconise neuf boîtes principales, étiquetées bien visiblement. Elles peuvent être amenées à varier en fonction des besoins de chacun :
Maintenant que vous avez rassemblé vos papiers et choisi un lieu pour les stocker, entrons dans le vif du classement en intitulant les boîtes à archives. Pauline préconise neuf boîtes principales, étiquetées bien visiblement. Elles peuvent être amenées à varier en fonction des besoins de chacun :
- LOGEMENT ET VÉHICULE (EDF, téléphone, quittances, assurances, voiture…)
- SANTÉ (mutuelle, Sécu, analyses, ordonnances…)
- BANQUE (relevés, contrat, crédit)
- EMPLOI (contrat, fiche de paie, litiges, retraite…)
- ENFANTS (un sous-dossier pour chaque enfant, scolarité, santé, activités périscolaires…)
- IMPÔTS (revenus, taxes et autres)
- ACTES NOTARIÉS (vente, achats, contrats)
- NOTICES, GARANTIES ET FACTURES
- DOCUMENTS OFFICIELS (livret de famille, diplômes, certificats, etc.)
4. Désencombrez !
Quand vous serez en plein tri, gardez en tête que le mot d’ordre est de garder le minimum ! « Deux méthodes sont particulièrement efficaces pour réduire la masse de ses papiers », conseille Pauline. « La première est de jeter tous les papiers qui ne doivent plus être gardés. Les dates de validité des papiers peuvent être consultées sur des sites publics. La seconde est de dématérialiser les documents en les numérisant. »
Si cette étape relève pour vous du cauchemar ou que vous redoutez d’y passer votre semaine de vacances, pensez à faire appel aux services d’un home organiser, un spécialiste professionnel de l’organisation, qui connaît sur le bout des doigts ce qui doit être archivé, sait numériser rapidement et nommer avec méthode les documents.
Papiers administratifs : Que garder, que jeter ?
Quand vous serez en plein tri, gardez en tête que le mot d’ordre est de garder le minimum ! « Deux méthodes sont particulièrement efficaces pour réduire la masse de ses papiers », conseille Pauline. « La première est de jeter tous les papiers qui ne doivent plus être gardés. Les dates de validité des papiers peuvent être consultées sur des sites publics. La seconde est de dématérialiser les documents en les numérisant. »
Si cette étape relève pour vous du cauchemar ou que vous redoutez d’y passer votre semaine de vacances, pensez à faire appel aux services d’un home organiser, un spécialiste professionnel de l’organisation, qui connaît sur le bout des doigts ce qui doit être archivé, sait numériser rapidement et nommer avec méthode les documents.
Papiers administratifs : Que garder, que jeter ?
Évidemment, lorsque l’on arrive au tri des courriers du cœur ou des dessins des enfants, on ne peut plus se réfugier derrière une éventuelle date de péremption pour jeter allègrement. Pauline conseille de faire une boîte supplémentaire intitulée SOUVENIRS pour la paperasse « sentimentale ». « Conservez ce qui vous touche vraiment », insiste-t-elle. « Pour les courriers, gardez ceux qui évoquent un bon souvenir, mais jetez les cartes de bonne année de la voisine. Pour les dessins des enfants, gardez-en trois ou quatre par an, pour vous, parce qu’ils vous parlent, mais pas en vue de les leur donner plus tard. Les enfants s’en moquent et ça ne sert à rien de les attacher aux choses. »
5. Gérez la paperasse au quotidien
Outre les boîtes d’archivage, il est important de mettre en place une organisation pour les documents entrants, ceux qui envahissent tous les jours la boîte aux lettres ou le cahier de correspondance de nos enfants. Pauline conseille de bannir les bannettes où l’on empile les papiers pour les y oublier. Elle recommande les porte-revues où l’on classe les papiers à la verticale : « Ils permettent de feuilleter facilement les papiers et d’en extraire un pour le traiter. »
Outre les boîtes d’archivage, il est important de mettre en place une organisation pour les documents entrants, ceux qui envahissent tous les jours la boîte aux lettres ou le cahier de correspondance de nos enfants. Pauline conseille de bannir les bannettes où l’on empile les papiers pour les y oublier. Elle recommande les porte-revues où l’on classe les papiers à la verticale : « Ils permettent de feuilleter facilement les papiers et d’en extraire un pour le traiter. »
Pauline se sert quant à elle de trois porte-revues :
- URGENT : Elle contient les factures à payer, les courriers qui demandent une action rapide. Elle la trie une fois par semaine.
- EN COURS : Événements, promotions du mois… Cette boîte est à trier une fois par mois.
- À RANGER : Elle contient tout ce qui a été traité et qui doit être conservé. Attaquez-vous au rangement de cette boîte une fois par an et rebasculez les documents dans votre organisation de base : logement, santé, banque, etc.
6. Pérennisez l’organisation
« Il n’y a pas de magie », avoue Pauline. « Pour que cette organisation soit pérenne, il est important de faire ses papiers régulièrement. » Dans son ouvrage intitulé Range ta vie !, elle explique notamment qu’il faut faire ses factures dès qu’elles arrivent pour éviter de se laisser déborder : « Ça ne prend que trois minutes ! », dit-elle en guise d’encouragement. Par ailleurs, elle fait le tour de ses boîtes à archives une fois par an afin de se délester de tout ce qui ne mérite plus d’être gardé.
Et quand on lui demande un dernier conseil pour la route : « Interdiction formelle de faire des bacs de papiers ou de les mettre dans des tiroirs. Empiler des papiers revient à les enterrer ! »
ET VOUS ?
Quelles sont vos astuces pour ne pas être envahi par la paperasse ?
Lire aussi :
Garder ou jeter : Vos affaires vous rendent-elles malheureux ?
Retrouvez d’autres idées pour aménager votre bureau
Retrouvez plus d’astuces pour entretenir votre maison
« Il n’y a pas de magie », avoue Pauline. « Pour que cette organisation soit pérenne, il est important de faire ses papiers régulièrement. » Dans son ouvrage intitulé Range ta vie !, elle explique notamment qu’il faut faire ses factures dès qu’elles arrivent pour éviter de se laisser déborder : « Ça ne prend que trois minutes ! », dit-elle en guise d’encouragement. Par ailleurs, elle fait le tour de ses boîtes à archives une fois par an afin de se délester de tout ce qui ne mérite plus d’être gardé.
Et quand on lui demande un dernier conseil pour la route : « Interdiction formelle de faire des bacs de papiers ou de les mettre dans des tiroirs. Empiler des papiers revient à les enterrer ! »
ET VOUS ?
Quelles sont vos astuces pour ne pas être envahi par la paperasse ?
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