¿Te has puesto como objetivo aumentar los ingresos de tu negocio de diseño de interiores, entregar los proyectos a tiempo y dejar más que satisfechos a tus clientes? En esta guía de gestión de proyectos para negocios de diseño de interiores encontrarás toda la información que necesitas para perfeccionar cada fase de tu trabajo y entregar tu próximo encargo a tiempo y sin salirte del presupuesto.
Con esta guía descubrirás los entresijos del proceso de gestión de proyectos de diseño y por qué es importante que lo domines para que tu negocio tenga éxito. También te mostraremos cómo puede ayudarte la tecnología a coordinar todos los aspectos de tu trabajo.
¿Qué es la gestión de proyectos de diseño de interiores?
El proceso de gestión de proyectos de diseño e interiorismo implica organizar y coordinar de múltiples aspectos, como la magnitud del encargo, los plazos y las fechas de entrega, los presupuestos, los recursos que se necesitarán y las distintas tareas que deberán llevarse a cabo con el fin de cumplir las expectativas del cliente y alcanzar los objetivos a tiempo y dentro del presupuesto establecido.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos en este sector?
Es un aspecto esencial de tu trabajo como especialista en diseño de interiores, ya que puede repercutir en tus ingresos de distintas maneras.
En primer lugar, antes de aceptar un encargo, comprueba tu disponibilidad y asegúrate de que el calendario de tu cliente es compatible con el tuyo. También debes dejar margen para aceptar otros proyectos que vayan llegando, de modo que no dependas solo de ese encargo. En segundo lugar, una buena gestión de tus proyectos te ayudará a asignar un presupuesto mucho más preciso y realista, así como los recursos adecuados para que tu negocio sea más rentable. Por último, planificar y gestionar de forma eficiente tu proyecto muy útil para que los proyectos de diseño más complejos salgan adelante sin contratiempos, ya que permite informar a los clientes en tiempo real y garantizar una entrega puntual. Los clientes estarán encantados con vuestra colaboración y esto hará que te recomienden y dejen una valoración positiva sobre tu trabajo.
Consejos para gestionar a la perfección cada fase del proyecto
A continuación encontrarás un resumen de las distintas fases que componen un proyecto de diseño de interiores y nuestras recomendaciones para cada una de ellas:
Toma de contacto inicial
La primera impresión es crucial. Por eso, debes asegurarte de dar una imagen profesional a tus posibles nuevos clientes y ofrecerles asesoramiento experto. De este modo, será más probable que puedas pasar a la siguiente fase.
Primera llamada telefónica
Es probable que en esta fase el cliente esté comparando el servicio que ofrecen diferentes empresas y profesionales. Mientras tanto, tú también debes valorar si este cliente es adecuado para tu negocio. Programa una primera llamada para tomar nota de sus necesidades y evaluar el proyecto. Estas llamadas suelen durar entre 20 minutos y 1 hora, y tu objetivo, además de comprender la magnitud y el tipo de proyecto, será comprobar si es un cliente que merezca la pena. Si es así, no olvides hacer hincapié en tus habilidades más destacadas y explicarle por qué crees que eres la persona adecuada para llevar a cabo su proyecto.
Cuestionario
El cuestionario suele formar parte de la fase previa al inicio del proyecto, es decir, antes de que empieces a cobrar por tu tiempo y tus servicios. Debe ser lo suficientemente exhaustivo como para darte a conocer todos los requisitos y el alcance del proyecto, incluidos los aspectos relacionados con los gustos del cliente, los colores que prefiere, los motivos decorativos que tiene pensado añadir, el estilo general, el presupuesto, etc. Suele ser aconsejable dar al cliente al menos una semana para que rellene el cuestionario con detenimiento, así que asegúrate de organizarte y enviárselo con tiempo.
Primera reunión con el cliente
La primera reunión con el cliente suele marcar el inicio del proyecto. En esta sesión, el profesional repasa el cuestionario junto con el cliente y se discute en detalle el encargo para aclarar cualquier duda. Suele tratarse de una reunión presencial, ya que una visita in situ te permite estudiar el espacio y otros elementos importantes como la entrada de luz natural, etc. Es imprescindible dedicar el tiempo necesario a esta fase para aclarar todos los aspectos más importantes del proyecto antes de pasar a la planificación.
Calendario y fecha de entrega
Ahora que has conocido a tu cliente y conoces sus necesidades, ya puedes empezar a planificar el proyecto de diseño. Recuerda: cuando se trata de establecer plazos y entregas, es mejor pasarse que quedarse corto. Procura añadir un poco más de tiempo para posibles imprevistos, teniendo siempre en cuenta el presupuesto y los plazos del cliente.
Planificación del proyecto
Utiliza el cuestionario que ha completado el cliente como referencia para la planificación del proyecto y no dudes en ponerte en contacto con él para resolver cualquier duda que pueda surgir. Es mejor aclarar los detalles necesarios antes de pasar a la acción.
Abastecimiento de productos
Antes de elaborar el presupuesto y la propuesta de diseño, es importante asegurarse de que todos los artículos decorativos y de mobiliario escojas estén disponibles. Así no habrá sorpresas y tu cliente no se llevará ninguna decepción.
Propuesta de diseño
Tu propuesta de diseño debe incluir información detallada sobre los costes y los plazos del proyecto, por lo que la exhaustividad y la precisión son cruciales en esta fase. Procura hacer una presentación interesante, profesional y que refleje el resultado esperado por el cliente: el cuestionario te ayudará a saber qué quiere, y tu experiencia y tus conocimientos en diseño se encargarán de perfeccionar lo que tiene en mente.
Contrato
Asegúrate de tener un contrato en vigor antes de hacer ninguna compra en nombre del cliente. El documento debe estar fechado y firmado por ambas partes. No olvides hacer una copia de seguridad digital de tus archivos.
Pedidos de compra
Una vez que el cliente haya firmado el contrato y aprobado el proyecto, es hora de hacer los pedidos de materiales, productos y piezas de mobiliario. Trata de programar correctamente los pedidos: avisa con tiempo al proveedor para que el pedido llegue a tiempo para la fase pertinente del proyecto y planifica bien las entregas.
Ofertas de los contratistas
Si necesitas contratar otros profesionales, te recomendamos que incluyas el tiempo que van a necesitar para llevar a cabo cada tarea en el calendario del proyecto. Nuestro consejo es que elabores una lista de empresas de confianza, para que tengas donde elegir si tu primera opción no está disponible. Lo importante es contar con contratistas de calidad sin que por ello tenga que pararse el proyecto, lo cual a veces requiere ciertos compromisos.
Ejecución
Cuando ya dispones de todos los materiales y artículos para poner en marcha el proyecto, llega la fase más emocionante: la ejecución de la obra. Esta fase puede llevar desde un día hasta una o varias semanas, en función del trabajo que haya que hacer. Ya sabes: ¡asegúrate de programar todas las tareas en el calendario!
Facturación y solicitud de pago
Tanto si emites una factura por cada fase del proyecto como si envías una factura al terminar todo el trabajo, hay que dedicar tiempo a crear esas facturas, las cuales tienen que ser lo más detalladas posible. Además de transmitir profesionalidad y organización y, si se desglosa toda la información, el cliente no tendrá prácticamente ninguna duda y será más probable que sea rápido y puntual con el pago.
Agradecimientos
Tras enviar la factura final al cliente, te aconsejamos que le envíes también un mensaje de agradecimiento, un pequeño regalo o un recurso que pueda serle útil. Darle las gracias y causar una buena impresión en la fase de cierre tendrá un impacto positivo en la relación a largo plazo. Es una estrategia muy eficaz para fidelizar clientes y fomentar las recomendaciones boca a boca.
¿Debería probar un programa de gestión de proyectos específico para mi sector?
Los proyectos de diseño de interiores constan de muchas fases, y muchas de ellas tienen que ser flexibles para adaptarse a los imprevistos. En todas las etapas pueden surgir contratiempos, como modificaciones de pago, problemas en la obra, malentendidos con los contratistas, retrasos en las entregas, etc. Un buen software de gestión de proyectos te ayudará a planificar mejor las fases de tu proyecto de diseño teniendo en cuenta todas estas circunstancias.
Estas son algunas de las ventajas que te ofrecen los programas de gestión de proyectos:
1. Una mejor planificación
El software adecuado te permite planificar el tiempo que vas a necesitar para completar cada fase del encargo, siempre dejando margen para los posibles imprevistos. Como dice el refrán, el tiempo es oro, y cuando se tiene una idea más clara de las horas o días que van a ser necesarios para cada fase, se puede optimizar mejor la planificación de las tareas y ahorrar tiempo.
2. Una colaboración más eficiente
Como especialista en diseño de interiores, es probable que trabajes con otros profesionales de la construcción, personal administrativo, proveedores, etc. Utilizar el software de gestión de proyectos de Houzz te facilita este tipo de colaboraciones y te ayudará a sacar el trabajo adelante de una forma más organizada: podrás darles acceso al calendario del proyecto para que tengan a mano los planos y otros documentos, así como las fechas de entrega de cada fase. También puedes pedir a tu equipo que vaya actualizando el estado de las tareas a diario para hacer un seguimiento del progreso del proyecto.
3. Una gestión más eficiente del presupuesto
La mayoría de programas de gestión de proyectos incluyen herramientas para crear informes de costes y llevar un seguimiento más exhaustivo de los gastos y el flujo de caja.
4. Una comunicación más clara con los clientes
Nuestro software especializado en gestión de proyectos de diseño de interiores te permite informar a tus clientes al momento sobre cualquier novedad del proyecto, por ejemplo, avisarlos de cualquier cambio en las fechas de entrega de los pedidos o compartir fotos del progreso de la obra, entre otras muchas cosas.
5. Una asignación de recursos más precisa
Es importante saber cuánto se estima que durará cada fase de un proyecto para poder gestionar mejor los recursos y la mano de obra, así como para asegurarse de facturar todas las horas de trabajo dedicadas.
Prueba nuestro software de gestión de proyectos de diseño de interiores y descubre en primera persona cómo Houzz Pro puede ayudarte a gestionar mejor tus proyectos.
Conclusión
Como hemos visto, la gestión de tus proyectos de diseño no debería ser ninguna carga: al contrario, si se hace bien, debería garantizarnos una mayor eficiencia y productividad. Tan solo necesitas un calendario bien organizado en el que se detalle la información necesaria para cada fase y cada tarea, y una buena plataforma te ofrecerá eso y mucho más para que tus proyectos vayan como la seda y tu negocio prospere.
¿Quieres saber cómo puede ayudarte Houzz Pro en este aspecto? Echa un vistazo a los precios de los distintos planes de gestión de proyectos que ofrecemos o regístrate para probarlo de forma gratuita.
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