Cómo dirigir una empresa de diseño de interiores sin estrés
¿Te gustaría gestionar todos los aspectos de tu negocio sin que todo te acabe desbordando? Hablamos con la diseñadora de interiores Beth Clark, presidenta de la Interior Design Society de Portland (EE. UU.), que compartió con nosotros algunos consejos de lo más valiosos.
Dirigir un negocio de diseño de interiores supone gestionar múltiples tareas a diario: tienes que hacer malabarismos con las reuniones con los clientes, las visitas en las diferentes viviendas, los viajes a las casas de diseño y a los talleres de los proveedores, debes solucionar problemas e imprevistos, mantener la obra dentro del presupuesto acordado, transportar muestras y gestionar las expectativas de los clientes. Por eso, hemos recopilado los mejores consejos de Beth Clark para ayudarte a gestionar eficazmente tu larga lista de tareas, de modo que puedas trabajar con energía y entusiasmo y logres tus objetivos empresariales.
Encontrar nuevos clientes
Construir una cartera de clientes es fundamental para cualquier negocio. No obstante, es bien sabido que conseguir clientes nuevos requiere tiempo y esfuerzo. Si quieres ahorrar tiempo en este frente, asegúrate de ofrecer un servicio excepcional: el boca a boca de los clientes satisfechos es la herramienta de marketing más poderosa. «El servicio que ofrezcas a tus clientes tiene que ser tan extraordinario que no puedan evitar hablar bien de ti a todo el mundo ―aconseja Beth―. Nunca debemos olvidar que ofrecemos un servicio. Si este es excelente, ten por seguro que tus clientes lo contarán a sus conocidos».
Según Beth, para lograr esto no basta con estar al día de las tendencias y productos más innovadores, sino que hay que compartir esos conocimientos con los clientes. Esto hará que ganes autoridad y que confíen más en ti, por lo que será más probable que recomienden tus servicios a otras personas.
Autopromocionarse
Beth asegura que la mejor manera de fomentar el éxito de tu negocio es contar con una buena estrategia de marketing y llevar un control de las estadísticas. «Tienes que descubrir qué funciona para tu empresa, que no tiene por qué ser necesariamente lo que le funciona a los demás. En mi caso, decidí unirme a un grupo de networking del que la gente hablaba maravillas. Sin embargo, al acabar el año no había conseguido nada gracias a esa afiliación, así que me di cuenta de que lo mejor era cambiar de estrategia y utilizar otras herramientas de marketing».
Gestionar los costes del proyecto
Para gestionar los costes de un proyecto tienes que entender los límites de presupuesto que tiene el cliente desde el principio y ceñirte a ellos. Es aconsejable tener varios proveedores de referencia que ofrezcan un amplio abanico de opciones de gamas y costes distintos.
«Conocer bien a tus clientes es esencial ―explica Beth―. Algunos aprecian que les enseñes propuestas de una gama más alta si crees que esos detalles pueden elevar su diseño a otro nivel. Otros prefieren que siempre busques la opción que abarate sus costes. Es mejor tener un plan B para poder demostrarles que tienes en cuenta tanto el éxito del proyecto como sus opciones financieras».Los costes de mano de obra son más complicados de contabilizar que los costes de material, ya que no tienes control sobre ellos. «La solución es informar siempre con transparencia y claridad sobre lo que requiere cada tarea. La comunicación es crucial para evitar que los costes del proyecto asciendan a un importe más elevado del que estaba previsto. Cuando no le doy a una empresa toda la información que necesita, tardará más en completar el trabajo. ¡Y ya sabemos que el tiempo es oro!», añade Beth.
«Otra cosa que he aprendido con los años es que no necesito comprar todos los libros de muestras o herramientas disponibles en el mercado. Cuanto más cosas tengo en mi estudio, más cosas tengo que gestionar», dice. Así que, a menos que se trate de un muestrario que utilices mucho, en lugar de comprarlo podrías considerar pedirlo prestado a la marca en cuestión cuando lo necesites. Normalmente, el plazo de entrega es corto y, al fin y al cabo, si descubres que lo vas a usar más a menudo de lo que pensabas, siempre podrás comprarlo más adelante.
Controlar el flujo de caja
«En la escuela de diseño nos repetían una y otra vez que jamás compráramos nada hasta que el cliente lo haya pagado. Y, aunque tengo que admitir que a veces rompo esta regla, reconozco que solo lo hago cuando conozco al cliente lo suficientemente bien como para saber que va a pagarme o cuando el importe es muy bajo. A veces he tenido que pausar algún proyecto hasta que he cobrado el importe de los productos o artículos. Pero prefiero hacerlo así y no arriesgarme a sufrir un golpe económico», explica.Encontrar a las personas adecuadas para trabajar.
Para construir una red de empleados, colaboradores y proveedores de confianza, hace falta tiempo y perseverancia. «Empieza por entrevistar a personas que conozcas y que compartan tus valores a nivel profesional. Luego, haz tu propia selección en base a lo que necesitas ―aconseja Beth―. No tengas miedo de hacer a los contratistas preguntas difíciles. A mí me llevó bastante tiempo y experiencia aprender esto. Puede parecer incómodo al principio, pero recuerda que tú eres responsable de tu cliente y tienes que hacer todas las preguntas necesarias para asegurarte de que esa colaboración va a funcionar».
Gestionar las expectativas de los clientes
Un cliente decepcionado, además de poner en riesgo vuestra relación, se traduce en estrés para ti. Entonces, ¿cómo podemos gestionar las expectativas de los clientes desde el principio? «¡Todo es cuestión de comunicación! He aprendido que tengo que estar siempre en contacto con mis clientes, aunque solo sea para informarles de que todo va bien y de que no hay ninguna novedad. Cuando no me tomo ese tiempo para hablar con ellos, casi siempre surgen problemas».
Trabajar de aquí para allá
Ir corriendo de una reunión a otra, cargar con las muestras, comer en el coche... ¿Cómo podemos reducir el estrés del día a día si trabajamos yendo constantemente de un sitio a otro? Beth nos cuenta sus trucos: «A la hora de programar las citas con mis clientes, procuro dejar un tiempo de margen para poder procesar toda la información que recibo en las reuniones. Además, suelo concentrarlas en días concretos de la semana para poder tener tiempo de trabajar en los diseños al día siguiente y así permitir que mi cerebro descanse y cargue pilas para las reuniones del próximo día».
Asimismo, para mantener sus niveles de energía, Beth siempre tiene a mano barritas energéticas y otros tentempiés saludables, y se suele tomar un descanso a mitad de la mañana para tomarse una bebida fría e hidratarse. «Así es como comunico a mi cerebro que es hora de tomarse un descanso».
¿Y qué pasa cuando toca cargar con todas las muestras de un lado a otro? «¡Siempre les digo a mis clientes que llevar muestras es mi rutina de entrenamiento! ―bromea―. Utilizo una carpeta para cada cliente y allí voy colocando todas las muestras que quiero enseñarles, así como los detalles de su proyecto. De este modo, lo tengo todo más organizado y es más fácil de transportar». Beth también usa varias bolsas de lona que son muy resistentes y permiten transportar materiales pesados, como muestras y azulejos. Además, siempre lleva una bolsa en el coche con muestras de pintura, bolígrafos, cuadernos, cinta métrica y demás herramientas. «Son cosas que quizá no necesite en cada cita, pero las necesito con bastante frecuencia, así que es mejor tenerlas a mano».
Programación y gestión del tiempo
La gestión del tiempo puede ser el aspecto más complicado como diseñador de interiores. Incluso para alguien tan organizado como Beth supone un reto constante: «Sigo aprendiendo a gestionar mejor mis jornadas, y algunos días son más fáciles que otros. No obstante, os garantizo que con la experiencia se aprende a ser más eficiente con el tiempo».«Hace poco me di cuenta de que no dejaba huecos en mi agenda para imprevistos, así que ahora procuro darle más espacio. De este modo, los problemas que no podemos prever nunca van a comprometer el resto de compromisos de la jornada».
Otro aspecto que debemos tener presente es que los horarios de trabajo siempre se pueden simplificar. Beth trata de pulir su agenda constantemente para no arriesgarse a sufrir unos altos niveles de estrés. «Tomo siempre nota de las tareas que consumen más tiempo, especialmente las que no me gustan hacer, e intento mejorar los procesos para reducir esas horas o incluso trato de eliminarlas de mi agenda. Me pregunto por qué lo que hago y cuál es el beneficio que obtengo, y la respuesta me ayuda a saber cuándo tengo que perfeccionar algo o cuándo debo simplemente dejar de hacerlo».
Definir los límites con los clientes
Muchos diseñadores de interiores acaban trabajando fuera de horario y atendiendo las llamadas de sus clientes a altas horas de la noche y los fines de semana. Lo que estas personas quizá olvidan es que estos límites tan difusos tienen un gran impacto en el equilibrio entre la vida laboral y la personal.
Beth crea delimita una línea muy clara al no responder a los mensajes ni a las llamadas fuera de su horario de trabajo. «¡Si una no responde, dos no hablan!», comenta bromeando.
Ten en cuenta que la mayoría de veces, cuando un cliente te envía un mensaje o te llama fuera de horario, no espera una respuesta inmediata. «A veces los clientes se ponen en contacto con nosotros en esos momentos porque quizá no puedan hacerlo antes y simplemente necesiten comentarte algo antes de que se les olvide. Tener esto presente me ayuda a controlar el impulso de responder y esperar al día siguiente».
