La información incluida en este artículo no debe entenderse como una recomendación legal, empresarial o fiscal. Te animamos a acudir a tu comité o asesoría legal o fiscal para valorar en qué aspectos podría o no aplicarse a tu negocio.
Aunque tratar con clientes que no cumplen con sus pagos puede resultar muy frustrante, es importante mantener la profesionalidad, darles el beneficio de la duda y recordar que también pueden cometer errores o encontrarse ante circunstancias personales o reservas legítimas que impidan que te paguen en las fechas acordadas. Sin embargo, hay algunas situaciones recurrentes que puedes intentar anticipar para evitar problemas con los pagos en tus proyectos de interiorismo:
Para empezar, hay varias formas de evitar los retrasos y los impagos antes de llegar a ese punto, como añadir tu sistema de precios en los contratos y crear plantillas sin fisuras para los presupuestos y las facturas que puedas reutilizar en todos tus proyectos. También hablaremos sobre los pasos a seguir para gestionar los pagos vencidos en distintas situaciones, como ante el descontento de clientes que se nieguen a pagar por todo el trabajo, o incluso cuándo puede ser conveniente recurrir a acciones legales. Haz clic en cualquiera de los enlaces que te dejamos a continuación para acceder directamente al tema que quieras:
Qué hacer cuando la fecha límite de abono vence y tus clientes no han pagado
Qué hacer cuando tus clientes quieren añadir mejoras o elementos nuevos a su proyecto
Qué hacer cuando la fecha límite de abono vence y tus clientes no han pagado
Siempre que una deuda no se salde en el plazo acordado, lo esencial es no sacar conclusiones precipitadas y evitar recurrir a medidas drásticas, al menos en ese primer momento. Recuerda que es posible que tus clientes tengan un motivo de peso para no poder pagar a tiempo, así que no te conviene reaccionar de forma exagerada desde el principio.
Aquí te dejamos algunos consejos para que sepas qué actitud adoptar cuando tengas una deuda de este tipo y los pasos que debes seguir en función de tu situación y de la respuesta que recibas de tus clientes.
1. Envíales un recordatorio por correo electrónico cuando haya vencido la fecha límite de pago
Si tus clientes no han abonado el importe correspondiente, es mejor que no dejes pasar demasiado tiempo tras la fecha límite de pago (entre 3 y 7 días hábiles, como mucho) para enviarles un mensaje por correo y hacer un seguimiento de la situación. Es importante que sea cordial, pero firme. Si esperas demasiado, el proceso podría alargarse y tardarás más en recibir el dinero.
En tu primer mensaje, deja claro que entiendes que es posible que no hayan visto el correo con la factura, se olvidaran de hacer el pago o tengan alguna duda que quieran resolver antes. Incluye frases como "Solo os escribo para asegurarme de que hayáis recibido la factura, que venció el [fecha de la factura]..." o "Quería preguntaros por la factura que venció el pasado [fecha de la factura] para saber si ha sucedido algo o tenéis alguna pregunta...", por ejemplo. Es importante que menciones la fecha de vencimiento de la factura en el mensaje para recordarles las condiciones acordadas.
2. Tras enviar el recordatorio, prueba a llamar por teléfono
Si no has recibido una respuesta varios días después de enviar el primer mensaje, ha llegado el momento de hacer una llamada. Hoy en día, todo el mundo recibe decenas de correos electrónicos a diario que inundan sus bandejas de entrada, y a veces incluso acaban en la carpeta de correo no deseado o se pierden de vista. Una llamada es una alternativa más personal y te da la posibilidad de comprobar si ha habido cualquier problema. Durante la conversación o al dejar un mensaje de voz (si no consigues dar con la persona en cuestión), pregunta con amabilidad y delicadeza si ha recibido la factura y tu correo electrónico de seguimiento, menciona la fecha límite de pago y permítele plantear cualquier duda o pregunta si puedes ayudar en algo con el proceso de pago.
3. Envía un correo o una carta de cobro
Si todavía no has recibido el pago tras varios correos electrónicos de recordatorio y los intentos de contacto por teléfono, tendrás que enviar una carta o correo electrónico de cobro (en un plazo de entre 60 y 90 días desde la fecha de vencimiento de la factura). Se trata de una comunicación más formal en la que debes incluir los detalles de la factura original (fecha de vencimiento del pago, métodos de aceptados, etc.), así como un nuevo aviso de la fecha límite para recibir el dinero y una lista con las acciones que tendrás que tomar en caso de que el pago no se haya tramitado pasada esa fecha. Estas medidas suelen consistir en la reclamación formal de la deuda, un proceso monitorio o la iniciación de procedimientos judiciales.
4. Trabaja con una agencia de reclamación de impagos y deudas o un servicio de factoring
Antes de llevar el caso a los juzgados o plantearte contratar un servicio de abogacía, recurrir a una agencia de reclamación de impagos y deudas puede ser una buena idea. Este tipo de empresas están especializadas en el cobro de pagos pendientes a clientes morosos. A cambio del coste de este servicio, puedes quitarte esa carga y confiar en su experiencia a la hora de lidiar con la situación para no perder más tiempo del necesario enviando recordatorios. Los servicios de factoring, por otro lado, se dedican a "comprar" las facturas impagadas y te abonan un porcentaje de la suma total por adelantado. Si tu flujo de caja se ha reducido mucho, puede que recurrir a esta alternativa merezca la pena. Sin embargo, debes tener en cuenta que estas empresas normalmente se quedan con una parte sustancial de la deuda (entre el 10 y el 20 %).
5. Envía un aviso formal de demanda o un burofax
Este tipo de aviso es el último recurso antes de optar por la vía legal y sirve para informar a tus clientes de que tienes la intención de demandarlos. Dependiendo del caso, puedes redactarlo por tu cuenta o contratar a un servicio de abogacía, aunque esta última opción suele dar mejores resultados (hablaremos con más detalle de los recursos legales en el siguiente apartado).
Ejemplos de situaciones en las que una persona puede negarse a pagar por un proyecto de interiorismo
Aunque tratar con clientes que no cumplen con sus pagos puede resultar muy frustrante, es importante mantener la profesionalidad, darles el beneficio de la duda y tener en cuenta que también pueden cometer errores o tener reservas legítimas que impidan que te paguen en las fechas acordadas. Sin embargo, hay algunas situaciones recurrentes que puedes intentar anticipar para evitar problemas con los pagos en tus proyectos de interiorismo:
Qué hacer cuando tus clientes quieren añadir mejoras o elementos nuevos a su proyecto
En este caso, es posible que tus clientes hayan pagado por adelantado la suma prevista inicialmente para llevar a cabo el proyecto, pero después hayan solicitado hacer modificaciones o ampliar el alcance del proyecto más allá de lo acordado en un primer momento sin pagar por los servicios adicionales proporcionados.
Para evitar cualquier retraso o impago, puedes plantearte facturar tus servicios por horas: así, tus clientes se lo pensarán dos veces antes de hacer cambios o proponer ampliaciones del proyecto. También puedes añadir una cláusula a tu contrato antes de que empiece la obra para indicar el número máximo de modificaciones incluidas en el importe del presupuesto establecido. Redactar tus contratos de la forma más explícita posible te ahorrará tiempo y dinero, y te permitirá evitar muchos problemas a largo plazo.
Qué hacer cuando tus clientes cambian de opinión después de la entrega de elementos decorativos personalizados o muebles a medida
Cuando tus clientes ven un mueble que han pedido a medida y no les gusta, si no has cobrado el porcentaje suficiente o el importe total por adelantado, puede depender de ti tener que pagar al proveedor si deciden no cubrir ese coste. En el caso de muebles y elementos decorativos personalizados, es preferible cobrar por adelantado la cantidad total adeudada o el mayor porcentaje posible para evitar correr este riesgo.Qué hacer cuando tus clientes se niegan a pagar
En algunos casos, los propietarios pueden rechazar o retrasar el pago intencionadamente por circunstancias excepcionales. Estos son los pasos a seguir ante una situación de este tipo:
Qué hacer cuando tus clientes no estén conformes con el trabajo hecho
Si los propietarios expresan su descontento con el resultado final, programa una llamada o una reunión para indagar sobre los motivos y encontrar una solución. Puedes repasar los detalles del proyecto para asegurarte de que el diseño se corresponda con las especificaciones acordadas en la propuesta inicial y discutir cualquier problema o discrepancia que pueda haber surgido. Entender qué aspectos les han defraudado te ayudará a resolver la situación más fácilmente y considerar qué alternativas tienes para renegociar el pago o presupuestar un nuevo trabajo de diseño o instalación.
Qué hacer cuando tus clientes tienen dificultades financieras
A veces, algunos propietarios no pagan sus facturas simplemente porque no pueden afrontar el coste en ese momento: es posible que hayan sobreestimado los fondos disponibles necesarios para financiar el proyecto o que se hayan encontrado de golpe ante dificultades económicas imprevistas. Aunque cualquiera puede tener un contratiempo, tú también mereces cobrar tu trabajo en los plazos acordados. Antes de plantear soluciones más drásticas, elabora un plan de pagos que pueda funcionar en su caso o valorad qué otras alternativas pueden llevaros a resolver el problema. Por ejemplo, pueden plantearse pedir un préstamo personal o para la reforma de su vivienda.
En cualquiera de los casos anteriores, es importante que no sigas trabajando en el proyecto hasta que se solucionen los problemas con los pagos, más allá de mantener la comunicación con tus clientes o de reuniros para tratar este asunto. Si aun así no consigues solventar la situación, probablemente tendrás que recurrir a procedimientos legales para reclamar el pago de tus servicios de interiorismo. Puedes valorar varias opciones:
Solicita un procedimiento monitorio:
En España, puedes presentar tu caso a través de un procedimiento monitorio tanto por tu cuenta como a través de un procurador o abogado para reclamar impagos. Aunque no hay cuantías máximas para presentar una solicitud mediante este procedimiento, sí podrías tener que recurrir a servicios profesionales en algunos casos para importes superiores a 2000 euros: puedes consultar toda la información aquí. A pesar de que presentar el caso por tu cuenta puede suponer una inversión de tiempo importante, también podrías acabar ahorrándote bastante dinero si crees que tienes muchas posibilidades de ganar y prefieres evitar contratar (y pagar) a alguien que se dedique a ello profesionalmente.Consulta a un servicio de abogacía:
Si la cantidad que te deben supera el importe límite de un proceso monitorio con juicio verbal o prefieres trabajar con la ayuda de una persona especializada en asesoramiento legal, puede ser buena idea contratar los servicios de algún profesional. Busca a alguien que se especialice en legislación relacionada con pequeñas empresas o cobro de deudas, y asegúrate de comparar el coste de sus honorarios con la compensación que puedas llegar a conseguir en los juzgados para valorar si vale la pena hacer ese esfuerzo económico.
Cómo evitar los retrasos y los impagos
Si te preguntas qué hacer cuando tus clientes no han pagado alguna factura, una buena idea puede ser revisar tu sistema de facturación y cobro para anticiparte a estas situaciones y que no lleguen a producirse. Aquí tienes algunas estrategias clave:Establece un sistema de precios para tus servicios de interiorismo:
Asegúrate de incluir tu lista de precios en el contrato inicial que firmarán tus clientes antes de empezar el proyecto. El modelo de tarifas puede cambiar de uno a otro; además, puedes cobrar importes fijos por algunos servicios concretos y una tarifa por horas para otros. También es importante que desgloses cada elemento al hacer las facturas para que tus clientes puedan tener transparencia total sobre los precios.
Incluye un desglose de tus tarifas en la versión manuscrita del contrato de servicio:
Al facilitar un contrato a tus clientes por los servicios que vas a prestarles, es importante que dejes las tarifas y la planificación de pagos por escrito. Nunca empieces a trabajar en un proyecto hasta que tu servicio de asesoría legal haya leído, firmado y fechado un documento que muestre claramente las tarifas por tus servicios y los datos de pago. Contar con garantías legales por escrito es un aspecto esencial a la hora de llevar a cabo cualquier actividad comercial.
Deja claras tus expectativas desde el principio:
Asegúrate de incluir las condiciones de pago (a 30 o 60 días, por ejemplo) en las facturas para que tus clientes sepan exactamente cuándo deben tramitarlo. Las penalizaciones por impago también pueden desalentar los retrasos, así que no olvides añadirlas a tus contratos y facturas.
Cobra un depósito y la parte correspondiente a las horas que piensas dedicar al trabajo durante el primer mes por adelantado antes de empezar el proyecto:
Esta estrategia te permitirá empezar a trabajar en él con el flujo de caja suficiente (gracias al pago inicial) y te asegura que el trabajo del próximo mes queda cubierto. Al hacerlo, si tus clientes no pagan el siguiente mes, no tendrás que adelantar los gastos de tu bolsillo ni te verás en la tesitura de seguir trabajando sin saber si vas a cobrar. Como es lógico, debes incluir estas condiciones en la planificación de pagos de tu contrato: no dudes en explicarles este punto en profundidad y de responder a todas sus dudas antes de ponerte manos a la obra.
Cuando hayas revisado tu modelo de facturación y cobro, no olvides comprobar también tus contratos para garantizar que incluyen todos los datos necesarios y que te ofrecen la mayor cobertura legal posible. Aunque la información que se muestra a continuación no debe considerarse un asesoramiento legal directo, hemos incluido algunos consejos que te resultarán útiles a la hora de reforzar tus contratos para servicios de interiorismo para evitar los impagos:
Los contratos de proyectos de interiorismo deben incluir una descripción del proyecto y los servicios prestados, la fecha estimada de finalización, las responsabilidades de los clientes, un desglose de precios, las condiciones y los plazos de pago, una cláusula de rescisión y espacios reservados tanto para tu firma como las de tus clientes.
Desglosa e indica claramente qué servicios básicos incluye tu propuesta y las tarifas correspondientes. También puedes añadir cualquier otro servicio que proporciones y que no esté incluido en los presupuestos base con sus correspondientes costes asociados. Al mencionarlos en tu contrato, demostrarás una transparencia total respecto a los servicios que ofreces y que están o no incluidos en el presupuesto, lo que te permitirá evitar cualquier malentendido.
Describe el proceso a seguir cuando se producen modificaciones de pago y las expectativas sobre los plazos e importes para que tus clientes sepan qué esperar si deciden cambiar algún elemento del proyecto o su alcance. Indica que el pago debe realizarse al presentar la solicitud de modificación en lugar de al finalizar el proyecto para evitar retrasos o impagos.
Aclara que el pago de productos y elementos decorativos personalizados o muebles a medida debe hacerse por adelantado, ya sea en su totalidad o según un porcentaje adaptado a la inversión que tengas que hacer para que tengas la suficiente cobertura económica en caso de que haya algún problema.
Añade el importe de las penalizaciones aplicables si se producen retrasos en los pagos.
Detalla tus condiciones en caso de impago y las medidas que tomarás de producirse esta situación, como implicar a una agencia de recobro, emprender acciones legales, etc.Conclusión
Ahora que sabes qué pasos debes seguir cuando tus clientes no cumplan con sus pagos para asegurarte de cobrar el dinero que te deben y qué estrategias puedes adoptar para tener un sistema de contratación, presupuestado y facturación más eficaz, podrás anticiparte a estas situaciones y afrontarlas con más seguridad.
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