Para cualquier interiorista, el éxito depende de tres aspectos básicos: complacer a sus clientes, tener un negocio rentable y mantener el equilibrio entre su vida personal y profesional. ¿Quieres saber qué condiciones son esenciales para lograr las tres cosas? La clave está en crear procesos de trabajo y diseño eficaces, sólidos y que sea posible aplicar proyecto tras proyecto. Para conseguirlo, es muy importante contar con la tecnología y la planificación adecuadas.
En este artículo, hablaremos de las etapas más importantes del proceso de trabajo que implica un proyecto de diseño y descubriremos qué herramientas y estrategias pueden ayudarnos a largo plazo para ofrecer un servicio de confianza.
1. Conoce a tus clientes
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Antes siquiera de que os reunáis por primera vez, tus clientes ya se habrán formado una imagen sobre ti. Tu perfil profesional en Houzz, tu página web, tus redes sociales, las valoraciones de otras personas… Toda esa información que encuentran en internet y el boca a boca les servirán para hacerse una idea de cómo será trabajar contigo.
Errores a evitar: tener perfiles incompletos, imprecisos o desactualizados, o contar con materiales de promoción y comunicación que no inspiren confianza o resulten poco serios.
Estrategias a aplicar: aprovecha todos los recursos que te ofrecen la web y la aplicación de Houzz, la plataforma más popular del sector del interiorismo y las reformas, incluyendo las herramientas exclusivas de Houzz Pro. Puedes empezar creando un perfil profesional que incluya toda la información posible; recuerda añadir fotos de los proyectos y actualizarlos de vez en cuando. También puedes diseñar una página web (o dejar que Houzz Pro se encargue de esta tarea por ti). No olvides pedir a tus clientes que dejen valoraciones al acabar un proyecto y crear perfiles en otras redes sociales: publica a menudo y mantenlos actualizados para ir ampliando tu lista de seguidores. Además, puedes usar las plantillas de correo para promocionar tu negocio con mucha más facilidad.
Gestión de las relaciones con tus clientes
Tras poneros en contacto, ambas partes tendréis que conoceros un poco mejor. Gestionar las solicitudes de forma eficaz y organizada es esencial en esta primera etapa, pero también es importante mantener esa comunicación durante el resto del proyecto con continuidad, sentido común y profesionalidad. Aunque una hoja de cálculo puede resultar útil cuando tienes pocas solicitudes, no es una solución que puedas aplicar de forma realista si quieres seguir creciendo. Piensa en todas las vías de contacto de las que disponen tus clientes hoy en día (correo, formularios web, redes sociales, llamadas de teléfono, mensajes de texto, etc.) y te darás cuenta de lo difícil que puede llegar a ser gestionar la comunicación si no cuentas con un sistema que se adapte a tu negocio conforme el volumen de proyectos aumente.
Errores a evitar: tardar demasiado en responder a las consultas o, peor aún, olvidar hacerlo, no llevar un seguimiento constante de cada proyecto y no tener centralizadas todas las solicitudes que recibes.
Estrategias a aplicar: usa un programa con una función de CRM como Houzz Pro, que te permite añadir solicitudes con tan solo un clic. Después, podrás enviar mensajes a cada cliente o incluir notas desde un mismo lugar, entre otras ventajas. Además, también te ofrece servicios para conseguir nuevas solicitudes si necesitas un pequeño empujón. Y no olvides responder a las que recibas lo antes posible: ¡la rapidez siempre jugará a tu favor!
Toma de contacto
Tras aprobar su solicitud, llegará el momento de conocer a tus clientes un poco mejor para entender qué esperan del proyecto, qué preferencias tienen sobre el diseño y cómo es su personalidad y su forma de trabajar, entre otros detalles importantes. Contar con un sistema claro que te permita hacer este primer acercamiento, facilitarles todos los datos necesarios y programar tus reuniones es esencial.
Errores a evitar: si tu proceso de trabajo en esta etapa inicial no es exhaustivo, podrías tener problemas de comunicación y retrasos a la hora de ponerte en contacto con tus clientes, de darles la información que necesitan o de organizar la primera sesión de consulta. Además, tus notas estarán dispersas por varias plataformas de comunicación distintas.
Estrategias a aplicar: crea un cuestionario que te permita tener una visión general (y un registro por escrito) de tu lista de clientes y el tipo de servicio que buscan. De esta forma, no tendrás que empezar de cero cada vez que recibas una solicitud nueva ni que preocuparte por si has olvidado preguntar algo. Con una herramienta como Houzz Pro, podrás programar tus reuniones y añadirlas automáticamente a tu calendario, además de archivar todas tus anotaciones en un mismo lugar. Céntrate en escuchar a tus clientes y descubre qué vías de contacto prefieren.
Un consejo más: valora caso por caso si tus clientes y tú os vais a entender o veis el proyecto de la misma forma, más allá del presupuesto o del alcance que tenga. ¿Crees que va a ser agradable trabajar codo con codo y tener un trato más cercano y personal conforme avance el proyecto? ¿Tenéis el mismo estilo a la hora de comunicaros y unas expectativas comunes claras? ¿Hay alguna clase de brecha generacional o diferencia que debas tener en cuenta?
2. Sigue con buen pie
Reuniones
Cuando hayas tenido la primera sesión de consulta con tus clientes, seguramente programaréis varias reuniones por internet o en persona para que puedas presentarles el concepto, pulir algunos detalles y dar el visto bueno al diseño. Incluso aunque hayáis firmado ya un contrato, es importante que sigas dando una muy buena impresión. No solo debes cumplir con sus expectativas: si puedes superarlas, mejor que mejor. ¡Así te dejarán valoraciones positivas al final del proyecto!
Errores a evitar: no plantear bien las presentaciones y no aplicar tecnologías mínimamente modernas, organizar demasiadas reuniones cuando hay otros medios más eficaces para informar a tus clientes o ser incapaz de transmitir con suficiente claridad cómo será el diseño final.
Estrategias a aplicar: crea un orden del día para cada reunión, comparte los bocetos por internet en lugar de entregarlos en persona para ahorrar tiempo y aprovecha las ventajas de alguna plataforma que cubra varias necesidades distintas. Por ejemplo, con la herramienta de visitas virtuales en 3D de Houzz Pro podrás presentar diseños a tamaño real que sorprenderán a tus clientes y les permitirán hacerse una idea más realista de cómo será el resultado final.
Ejecución del proyecto
Cuando todo esté listo y te pongas manos a la obra, tendrás que comunicarte con tus clientes y tu equipo para acordar los plazos, hablar sobre el estado del proyecto, repartir las tareas o aprobar cambios, entre otras muchas cosas. Además, deberás estar en contacto con tus proveedores para controlar los pedidos y gestionar detalles como las fechas de entrega o los cambios en los precios, por ejemplo. Como en pasos anteriores, querrás hacer un seguimiento de todas las comunicaciones desde un mismo lugar y poder compartir información con varias personas a la vez en apenas unos segundos para seguir ganándote la confianza de quienes colaboren contigo.
Errores a evitar: cambiar la planificación o la información del proyecto sin comunicárselo a todo el mundo o culpar a otras personas de tus retrasos o errores.
Estrategias a aplicar: avisa de todos los cambios que surjan a tu equipo y tus clientes, aunque lo reciban de forma negativa, hazte cargo de cualquier problema que pueda surgir y comparte la información necesaria con todas las partes implicadas. El gestor de proyectos de Houzz Pro te ayudará a controlar todos los aspectos relacionados con la ejecución del proyecto: incluye herramientas que te permiten crear calendarios muy fáciles de comprobar de un vistazo, consultar el estado en el que se encuentran los productos o elementos del proyecto o asignar tareas a tu equipo, entre otras funciones muy útiles.
3. Gestiona tus finanzas
Como interiorista, la mayor parte de tu trabajo está relacionada con la creatividad, pero no olvides que controlar las finanzas es esencial para tener un negocio estable. Si quieres gestionarte bien, debes tener en cuenta varios aspectos importantes.
Proveedores y compras
Lo más habitual es que tengas que adelantar el dinero para adquirir todos los productos y pagar por los servicios que subcontrates. Por eso, es importante buscar la mejor relación calidad-precio: así aumentarás tu margen de beneficios y mantendrás tu reputación intacta. Sin embargo, hay tantas opciones entre las que elegir que puede ser difícil encontrar las ofertas más interesantes.
Errores a evitar: pagar demasiado por los bienes y servicios, traspasar los sobrecostes a tus clientes y dedicar mucho más tiempo y esfuerzo de lo necesario a conseguir productos y materiales para tus proyectos.
Estrategias a aplicar: establece una red de proveedores, contratistas y profesionales de confianza para no tener que empezar de cero en cada proyecto, pide recomendaciones a otras personas que trabajen en el sector y lee bien las opiniones y valoraciones sobre cada negocio.
Facturación y pagos
Este proceso puede estar repleto de contratiempos: conversaciones incómodas, retrasos en los pagos, olvidos a la hora de añadir algún elemento… Además, la transparencia es crucial cuando llega el momento de facturar. Por eso, contar con un sistema que funcione de forma eficaz puede ayudarte a sortear todo tipo de problemas.
Errores a evitar: no pormenorizar y detallar bien los elementos de las facturas, crearlas con medios complejos o que dificulten el llevar un seguimiento de su estado y que tus clientes tramiten los pagos, guardar la información sobre los importes pendientes en distintas plataformas, según el método de pago, y tener que gestionarlo todo a mano, lo que aumenta las probabilidades de que cometas fallos.
Estrategias a aplicar: permite que tus clientes tramiten sus pagos con métodos distintos, como con tarjeta de crédito o por internet, por ejemplo. Usa herramientas que te ayuden a convertir los presupuestos en facturas fácilmente; Houzz Pro incluso incluye una opción para solicitar anticipos y programar los cobros para que tus clientes siempre sepan qué esperar. Además, te permite enviarlas directamente para que abonen el importe correspondiente y tramiten el pago por internet, y llevar un control de qué se ha cobrado y qué queda pendiente.
Ahora que hemos repasado cada etapa del proceso de gestión de un proyecto, puedes empezar a aplicar todas las ideas anteriores para abordarlos todos con más confianza y una base sólida que te permitirá dar una imagen más profesional. ¿Cuántas vas a empezar a poner en práctica para que tu negocio sea todo un éxito este 2023?
4. Mantén el contacto y haz balance
¡Tu trabajo no acaba cuando entregas el proyecto! Incluso después del último repaso con tus clientes, es importante que tu labor siga presente y aproveches el buen recuerdo que has dejado. No olvides pedirles que escriban una valoración positiva y te recomienden a otras personas.
Errores a evitar: pasar al siguiente proyecto sin cerrar adecuadamente el anterior, pedir valoraciones y recomendaciones y añadir algunas fotos a tu perfil.
Estrategias a aplicar: si tus clientes se han portado bien contigo, puedes enviarles un regalo (algo que sea personal, no la típica botella de champán). Deja comentarios positivos sobre tus proveedores y subcontratistas si crees que han hecho un buen trabajo y pídeles lo mismo a cambio. También es importante que te recomienden: ¡házselo saber! Contrata a alguien para que haga fotos profesionales del proyecto y súbelas a tu perfil de Houzz, tu página web y tus redes sociales.
Un consejo más: al añadir valoraciones y fotos profesionales a tu perfil, optarás automáticamente a uno de los premios Best of Houzz, que reconocen la labor de interioristas y especialistas en reformas que han cosechado grandes críticas entre la comunidad tanto en España como en el resto del mundo. Se entregan cada año y están divididos en dos categorías: Diseño y Servicio. ¡Puedes ganar en una de las dos o en ambas!
