Tanto si acabas de llegar al sector de la construcción como si llevas 20 años en la industria, seguro que te habrás cruzado con este concepto antes. El proceso de medición consiste en recopilar la lista de materiales que usarás y sus correspondientes cantidades para contar con cálculos precisos a la hora de crear presupuestos para tus clientes.
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto de construcción genérico y uno con medidas pormenorizadas?
Cuando un proveedor de servicios recibe una solicitud para un proyecto, hace cálculos y toma todas las medidas necesarias para elaborar un presupuesto detallado a partir de esas cantidades. Para llevar a cabo este proceso, lo más importante es contar con los planos del espacio sobre el que va a trabajar. Pueden tener tamaños y formatos muy diferentes, pero, de cara a un proyecto de reforma o construcción, es muy habitual recibir una copia digital escaneada y firmada por los arquitectos. En algunos casos, se elabora un presupuesto sin pormenorizarlo con datos exactos.
A diferencia de los presupuestos genéricos, estos documentos tienen como objetivo detallar la cantidad de materiales necesarios para llevar a cabo el proyecto y calcular de forma precisa cuánta madera, pintura u hormigón necesitarás, por ejemplo. Una vez tengas todos estos datos, podrás aplicar el coste de los materiales y la mano de obra para establecer esa parte del precio en el presupuesto. Sin embargo, no sirven para calcular otro tipo de gastos cruciales: los del anteproyecto de obra, entre los que se incluyen el permiso de construcción, la contratación de un aparejador, la dirección de obra, el sistema de gestión de calidad, etc. Estos costes son fijos y suelen aparecer reflejados en los presupuestos genéricos de construcción, no en los documentos de medición detallados.
¿De quién es responsabilidad crearlos?
La persona responsable de tomar las medidas y elaborar el presupuesto puede cambiar en función del tamaño de la empresa y el tipo y el alcance del proyecto. Cuando se trata de construir o reformar viviendas pequeñas, suele ser quien gestiona la empresa constructora quien se encarga de hacerlo. Es la mejor forma de tener una visión general del proyecto y mantener controlados los costes.
Las empresas más grandes a veces cuentan con una figura interna que prepara varios presupuestos con mediciones pormenorizadas al mes para permitir que la persona a cargo de la constructora pueda concentrarse en otros aspectos del negocio. Además, suele ser la responsable de comprar o conseguir los materiales.
Muchas constructoras también optan por subcontratar esta labor a especialistas que pueden trabajar por cuenta propia o para empresas que se dedican solo a hacer este tipo de mediciones. Al externalizar esta tarea, la persona responsable de gestionar el negocio ahorrará un tiempo muy valioso que podrá dedicar a descansar o dedicarse a fondo a sus clientes, en función de las solicitudes que reciba, sin necesidad de contratar personal adicional.
¿Por qué son tan importantes los presupuestos con mediciones detalladas?
Tomar mediciones precisas para este tipo de presupuestos es una habilidad esencial para gestionar tu negocio. De hecho, cometer un error puede llevarte a perder un proyecto o lo que es peor: si consigues cerrarlo, pero olvidas incluir algún elemento esencial en este documento inicial, podrías perder mucho dinero, a menos que logres renegociar el precio final. Para evitar este tipo de problemas, crea algunas plantillas con tiempo y ten claro el procedimiento desde el principio.
Otra ventaja de crear presupuestos con mediciones es que ayudan a tener una visión global del proyecto y permiten establecer los precios con más seguridad. Por ejemplo, si una contrata está elaborando uno y observa que el marco de las ventanas de una galería acristalada tendrá una forma curva en lugar de recta, como suele ser habitual, podrá incluir el coste adicional de materiales y de mano de obra que suponga esta diferencia desde el principio. Sin embargo, un aparejador podría limitarse a enviar los materiales y la cantidad de elementos necesarios sin valorar ese factor de dificultad añadida.
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto de medición con cantidades y uno con materiales?
Ambos son esencialmente lo mismo, pero cada empresa usa una terminología distinta.
Cómo crear presupuestos con mediciones
Hay dos maneras de hacerlo: a mano y en formato digital. La primera implica tener que imprimir los planos y usar reglas a escala y subrayadores; este método a la vieja usanza puede ser útil para proyectos pequeños.
Sin embargo, hoy en día hay muchas herramientas que permiten crear presupuestos digitales con mediciones para proyectos de diversos tamaños y adaptados a todo tipo de prestación de servicios. Hasta hace diez años, este tipo de tecnología estaba reservada a empresas y profesionales del peritaje y requería una formación muy específica. Sin embargo, ahora son accesibles para todo tipo de proveedores, independientemente de sus competencias, ya que requieren poca o casi ninguna habilidad técnica.
Una de las principales ventajas de crear presupuestos con este tipo de herramientas tecnológicas en lugar de trabajar en formato físico es que el proceso suele ser mucho más rápido y los resultados más precisos. En un sector como el de la construcción, ambos son factores decisivos y que pueden generar grandes costes, así que buscar una solución que se adapte a tu negocio puede marcar la diferencia.
Guía paso a paso para crear presupuestos con mediciones
1. Analiza el proyecto a fondo y elabora listas de control.
Revisa bien los planos y pide más información a tus clientes siempre que la necesites. Aunque este primer paso pueda parecer obvio, a veces las prisas nos llevan a echar solo un vistazo rápido a estos documentos y nos damos cuenta más adelante de que no tuvimos en cuenta algunos datos importantes, especialmente cuando trabajamos habitualmente en proyectos muy parecidos. Para evitar esta clase de errores, puedes elaborar una lista de control que puedas seguir meticulosamente con cada cliente. Así no olvidarás incluir ningún elemento clave en el presupuesto.Cuando la hayas preparado, podrás empezar a incluir las mediciones y cantidades que necesitas. Si tienes que hacer varios cálculos para cada elemento del proyecto, como la carpintería o la fontanería, es mejor que te concentres solo en un área a la vez para no pasar por alto ningún dato y que el documento sea lo más preciso posible.
2. Especifica bien qué incluye y excluye el presupuesto e indica cualquier provisión de gastos destacable.
La clave para sacar el máximo partido a tus márgenes de beneficio es dejar muy claro qué incluye y qué excluye el precio presupuestado. Si tienes que hacer alguna proyección de gastos considerable sobre el proyecto, es importante que también la añadas. A veces, los planos están incompletos o los bocetos de ingenieros y arquitectos son contradictorios en algunos puntos. Puede que, por tu experiencia previa, te hagas una idea aproximada de cómo será el resultado final, pero es esencial que lo indiques claramente para no tener que hacerte cargo de las facturas que afectan a esa parte del proyecto si después el coste no se corresponde con lo estimado. Hay varios motivos para optar por esta estrategia, pero el más importante es que te protege de cualquier contratiempo una vez empiece la obra. Si hay cualquier tipo de desacuerdo, puedes recuperar el presupuesto inicial y explicar que la cantidad prevista era la indicada en ese documento y que cualquier modificación o añadido supondrá un coste adicional.
El error más habitual en los presupuestos de construcción con mediciones
El problema más normal a la hora de crear este tipo de documentos es olvidar una parte significativa del proyecto, lo cual puede acabar costándote muchísimo dinero. Aunque ya hemos incluido algunos pasos que te ayudarán a evitarlo en este artículo, lo más importante es elaborar presupuestos con calma y sin prisas ni presiones. Cuando intentas agilizar demasiado este proceso y no compruebas bien los planos, puedes pasar por alto aspectos importantes, como el acabado de una encimera, que puede diferir mucho en el precio según la opción que hayan elegido tus clientes. Incluso los detalles más pequeños pueden suponer diferencias de cientos de euros. Siempre que puedas, dedica un buen rato al proceso de medición y presupuestado.
¿Por qué los profesionales de la construcción prefieren las herramientas de medición y presupuestado digitales?
Crear esta clase de documentos en formato digital es muchísimo más rápido que hacerlo a mano. Solo imprimir los planos ya lleva bastante tiempo, mientras que, de esta forma, podrás subirlos a la nube y estarán listos en cuestión de minutos.La tecnología también te ayuda a hacer cálculos y mediciones de forma mucho más precisa y evita errores gracias a funciones tan útiles como los elementos, listas de control y costes ya incluidos de forma predeterminada en una plantilla. Crear presupuestos a mano multiplica las posibilidades de que se produzcan errores humanos tanto a la hora de incluir los elementos clave como de calcular los costes.
Además, al guardar tus presupuestos online, los tendrás siempre a mano estés donde estés en cualquier punto del proceso. Solo tendrás que iniciar sesión para comprobar toda la documentación asociada al proyecto y hacer cualquier cambio que necesites al momento.Hay muchísimas herramientas para tomar mediciones y crear presupuestos en el mercado, así que no olvides buscar la más adecuada para tu negocio. Puede que, además, te interese buscar una plataforma que incluya otras funciones de gestión de proyectos que te permitan abordar todo el proceso con más comodidad, desde que recibas los planos hasta que entregues las llaves de su nuevo espacio a tus clientes cuando la obra haya terminado.
Conclusiones
Aunque pueda resultar una tarea abrumadora para quienes tienen la costumbre de trabajar con planos y documentos físicos, aprender a gestionarlos en formato digital compensa muy rápido el tiempo invertido en hacerlo. En otros casos, puede que estés pagando por un servicio demasiado complejo con funciones que nunca usas ni aprovechas del todo, pero en las que estás invirtiendo un dinero muy valioso. Por eso es tan importante analizar las herramientas disponibles en el mercado y encontrar la más adecuada para tu negocio. En ese sentido, te animamos a aprovechar el periodo de prueba gratuito de Houzz Pro para registrarte y descubrir su herramienta de medición para calcular presupuestos. Esta plataforma de gestión integral es muy fácil de usar e incluye opciones específicamente diseñadas para constructoras de viviendas pequeñas y medianas.
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