La información incluida en este artículo no debe entenderse como una recomendación legal, empresarial o fiscal. Te animamos a acudir a tu comité o asesoría legal o fiscal para valorar en qué aspectos podría o no aplicarse a tu negocio.
Seguramente hayas temido que te pase alguna vez: llega el momento de cobrar a tus clientes y te encuentras ante un impago, ya sea porque no pueden o no quieren abonar el coste del proyecto de construcción o reforma. Aunque cada caso es un mundo, en este artículo repasaremos algunas de las estrategias más comunes para afrontar esta clase de situaciones y las medidas que puedes tomar para evitar que te afecten en el futuro. ¡Vamos a descubrirlas!
Cinco pasos clave para lidiar con los impagos
Antes de nada, mantén la calma y recuerda que es posible que tus clientes simplemente se hayan olvidado de la fecha límite de pago. Por eso, es mejor no ponerse en lo peor y evitar recurrir a medidas drásticas. En lugar de dejarte llevar por el pánico, adopta un enfoque estratégico y ve adaptando tu respuesta en función de su reacción.
1. Envíales un recordatorio por correo electrónico cuando haya vencido la fecha límite de pago
Si tus clientes no han abonado el importe correspondiente, dales un periodo de gracia de entre 3 y 7 días hábiles. Pasado este tiempo, mándales un mensaje por correo para recordarles que deben hacer el pago. Es mejor no escribir el primer día de retraso, pero tampoco conviene esperar demasiado, así que valora qué plazo te parece adecuado dentro de ese margen. La clave está en la asertividad: envía un mensaje cordial, profesional, claro y directo, evitando usar un tono agresivo o altivo. El primer paso es darles el beneficio de la duda, así que debes plantear ese contacto inicial como un recordatorio amable.
2. Tras enviar el recordatorio, prueba a llamar por teléfono
Si presionas demasiado a tus clientes, corres el riesgo de que se sientan abrumados. Dales un poco de margen y deja pasar unos días antes de ponerte en contacto por teléfono para recordarles que se están retrasando en el pago y preguntar qué ha pasado. Si logras dar con ellos, no olvides tratarlos con profesionalidad y educación. Lo más importante es mantener un enfoque positivo que no erosione la relación, dando pie a resolver cualquier problema que esté evitando que se produzca el pago (puede que tengan dudas sobre el proceso o quieran saber si es posible programarlo, por ejemplo).Si no te devuelven las llamadas, déjales un mensaje directo y comedido haciendo referencia al retraso en el pago, la fecha en la que venció el plazo para abonarlo y el correo electrónico de recordatorio que les enviaste. No olvides animarles a escribir o llamar siempre que tengan cualquier duda. ¡Y sé breve! Cuando te enfrentas a un impago y lo comunicas por primera vez, lo mejor es hacerlo de forma clara y concisa.
3. Envía un correo o una carta de cobro
Si todavía no has recibido el pago tras mandar varios recordatorios amables por correo e intentar ponerte en contacto por teléfono, tendrás que optar por una medida más contundente: enviar una carta o correo electrónico de cobro en un plazo de entre 60 y 90 días desde la fecha de vencimiento de la factura. Se trata de una comunicación más formal en la que debes incluir la siguiente información:
- Los datos de la factura original (fecha de vencimiento del pago, métodos aceptados, etc.).
- Un nuevo aviso de la fecha límite para recibir el dinero.
- Una lista con las acciones que tendrás que tomar en caso de que el pago no se haya tramitado pasada esa fecha.
4. Contrata ayuda externa
Si ya has agotado todas las vías de comunicación con tus clientes, ha llegado el momento de colaborar con un servicio profesional que te eche una mano. Antes de buscar asesoramiento legal (hablaremos de eso más adelante), recurrir a una agencia de reclamación de impagos y deudas o un servicio de factoring puede ser una buena idea. Este tipo de empresas están acostumbradas a lidiar con impagos de todo tipo en multitud de sectores y están especializadas en el cobro de deudas pendientes, aunque no debes olvidar que este servicio tiene un coste (normalmente, una tarifa fija o un porcentaje de la deuda).
5. Envía un aviso formal de demanda o un burofax
Este tipo de aviso sirve para informar a tus clientes de que tienes la intención de llevar el caso a los tribunales. Antes de dar este paso, no olvides contar con asesoramiento legal personalizado o al menos tener localizado el despacho o profesional con el que quieras trabajar en caso de que este último intento amistoso no surta efecto. Puedes redactarlo por tu cuenta o dejar que se encargue la persona a cargo del caso, aunque esta última opción suele dar mejores resultados, especialmente si no has recibido respuesta de tus clientes en todo este tiempo o no han cooperado para resolver la situación.
Razones habituales por las que los clientes no suelen pagar en un proyecto de construcción o reformaQué hacer cuando tus clientes quieren incluir mejoras en el proyecto
Si tus clientes han pagado por adelantado la suma prevista inicialmente para llevar a cabo el proyecto, pero después te han pedido hacer modificaciones o ampliar el alcance más allá de lo acordado en un primer momento y has hecho esa parte del trabajo, podrías enfrentarte a impagos si han pensado por error que no tenían que abonar el coste de esos servicios porque ya estaban incluidos en el precio inicial. Para evitar quebraderos de cabeza como estos, puedes plantearte facturar por horas o exigir pagos anticipados para cubrir cualquier trabajo adicional antes de completarlo.
Qué hacer cuando tus clientes cambian de opinión o quieren modificar el proyecto sobre la marcha
Si tus clientes te han pedido cambios y has cubierto los costes adicionales sin cobrarlos por adelantado, es posible que no recuperes el dinero. Algunas personas no leen la letra pequeña del contrato en lo que respecta al alcance del proyecto, pero siempre puedes proteger tu flujo de caja cobrando por estos servicios en el momento, antes de hacer ninguna modificación. También puedes aplicar una tarifa por horas para simplificar el proceso o una cantidad fija estipulando el número máximo de cambios permitidos y los servicios o elementos que quedan fuera del alcance del proyecto y por los cuales cobrarás una cantidad adicional.
Qué hacer cuando tus clientes se niegan a pagar o tienen dificultades financieras
Por desgracia, a veces los propietarios no están conformes con el trabajo hecho. En estas situaciones, la comunicación entre ambas partes y tu capacidad de escuchar sus inquietudes serán clave: solo así podrás entender qué detalles pueden no haberse ceñido a lo acordado, qué resultados has ofrecido y por qué no se corresponden con sus expectativas. Cuando tengas una visión general sobre todos estos aspectos, verás mucho más claro qué hacer para resolver la situación. Si crees que podrías haber dado más de ti, es probable que tengas que repasar el trabajo hecho sin coste para tus clientes. Por el contrario, si opinas que las críticas no están justificadas tras repasar las especificaciones acordadas en la propuesta inicial y la planificación del proyecto, podéis revisarlas juntos para que tomen perspectiva. Si aun así siguen mostrando su descontento y es necesario hacer cambios, tendrás que negociar una tarifa para cubrir esta actualización del proyecto.También es posible que tus clientes hayan infravalorado los costes totales de la obra o reforma, o que se hayan encontrado de golpe ante dificultades económicas imprevistas. En este caso, ofréceles elaborar un plan de pagos que pueda funcionar para ambas partes antes de tomar medidas más drásticas.
En cualquiera de los casos anteriores, es importante que no sigas trabajando en el proyecto hasta que hayáis atajado esta situación y encontrado una solución con la que estéis a gusto. Si has agotado todas las vías amistosas y aun así no consigues solventar el problema, puedes valorar estas dos opciones:
- Solicita un procedimiento monitorio: en España, puedes presentar tu caso a través de un procedimiento monitorio tanto por tu cuenta como a través de un procurador o abogado para reclamar impagos, dependiendo de tu situación económica. Aunque no hay cuantías máximas para presentar una solicitud mediante este procedimiento, sí podrías tener que recurrir a servicios profesionales en algunos casos para importes superiores a 2000 euros.
- Contrata ayuda profesional: si la cantidad que te deben supera el importe límite de un proceso monitorio con juicio verbal o prefieres trabajar con la ayuda de una persona especializada en asesoramiento legal, puede ser buena idea contratar los servicios de algún profesional. Busca a alguien que se especialice en legislación relacionada con pequeñas empresas o cobro de deudas, y asegúrate de comparar el coste de sus honorarios con la compensación que puedas llegar a conseguir en los juzgados para valorar si vale la pena hacer ese esfuerzo económico.
Cómo evitar los retrasos y los impagos en proyectos de construcción y reforma
Deja claras las expectativas antes de empezar el proceso
Añadir información exhaustiva en los presupuestos, contratos, acuerdos y otros documentos oficiales para tus clientes te ayudará a evitar confusiones sobre el alcance del proyecto y el trabajo que conlleva. También debes indicar tus políticas en torno a las modificaciones, facturas, pagos, etc.
Establece un sistema de precios para tus servicios e indica tus tarifas en el contrato
Asegúrate de incluir una lista de precios desglosada en el contrato inicial que firmarán tus clientes antes de empezar el proyecto para que todo esté claro desde el principio.
Cobra un anticipo y factura por adelantado
Si quieres evitar impagos, pedir a tus clientes que abonen una parte por adelantado, antes de que empiece el trabajo, puede ser la solución. Así dispondrás del flujo de caja necesario para iniciar la obra y no tendrás que preocuparte por cobrar a final de mes por el trabajo hecho.
Actualiza tus contratos
Teniendo todo lo anterior en cuenta, puede que, en tu caso, haya llegado el momento de adaptar los contratos con tus clientes para proteger tu negocio. Solo tienes que seguir estos pasos:
- Describe el proyecto de forma exhaustiva
- Desglosa claramente tus servicios
- Describe el proceso a seguir cuando se producen modificaciones de pago
- Ofrece instrucciones detalladas sobre el proceso de pago
- Añade el importe de las penalizaciones aplicables si se producen retrasos en los pagos
- Detalla tus condiciones en caso de impago y las medidas que tomarás de producirse esta situación
Simplifica el proceso de pago
Una de las estrategias más eficaces para evitar impagos y retrasos es ponérselo fácil a tus clientes a la hora de hacer estas transacciones. Las herramientas de Houzz Pro te ayudan a crear facturas profesionales en cuestión de minutos y permiten que tus clientes las paguen por internet con su tarjeta de crédito. Crea una planificación de pagos para que todo el mundo esté siempre al día y ahorra tiempo con las solicitudes de pago y facturación automáticas. ¡Descubre en qué más puede ayudarte Houzz Pro a la hora de recibir los pagos y pruébalo gratis!
Conclusión
Aunque los impagos no son plato de buen gusto para ningún profesional del sector, con un poco de esfuerzo, podrás tomar las medidas necesarias para proteger tu margen de beneficios y tu negocio, y evitar este tipo de situaciones antes de que lleguen siquiera a producirse.
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