El trabajo en equipo es esencial para sacar adelante un proyecto de construcción o reforma con éxito. Sin embargo, al haber mucha gente implicada en un mismo proceso, a veces también hay cambios, puntos de vista distintos e incluso planes diferentes. Por eso, es necesario hacerse una pregunta clave: ¿cómo pueden trabajar quienes se encargan de la carpintería, la instalación eléctrica, la fontanería, los cerramientos, los elementos arquitectónicos y otras subcontratas y proveedores de forma eficaz con quienes han contratado sus servicios para que cada proyecto vaya como la seda, cumpla los plazos acordados y sufra la mínima cantidad de modificaciones?
Hemos consultado a un profesional con dilatada experiencia en la industria de la construcción para descubrirlo.
Con 25 años de experiencia a sus espaldas como propietario de SawHorse Inc., una empresa especializada en construcción y reformas residenciales personalizadas, Matt Hoots también se dedica a la consultoría gracias a su gran reconocimiento en el sector, y publica entradas de blog y vídeos de YouTube con asiduidad explicando su punto de vista y sus conocimientos sobre este ámbito. Este antiguo marine ayudó a crear el programa Earthcraft House Renovation y gestiona y construye casas de exposición.
Aquí están sus consejos para que cada parte implicada en un proyecto esté siempre al día de todos los avances y cambios:
Crea una planificación con especificaciones claras
«Cualquier proyecto de construcción profesional debe comenzar por una buena planificación que garantice que todo el mundo parta del mismo punto», explica Hoots. Sin embargo, no siempre ocurre. «Diría que el 90 % de las que recibimos y que no elaboramos internamente no cuentan con todos los datos necesarios. Tener una mala planificación con especificaciones insuficientes suele desembocar en experiencias negativas con proveedores y clientes».
En SawHorse, Hoots revisa todos los documentos y planos que recibe de profesionales externos, como especialistas en interiorismo, arquitectura o ingeniería. «Me llamo a mí mismo en broma "El susurraplanes", porque como contratista tengo que revisarlo todo y dar mi punto de vista, aunque los planos los hayan elaborado profesionales de la arquitectura de prestigio».
A menudo, se asume que algunos aspectos se podrán aclarar más adelante, en la propia obra. «Te dicen cosas como "Tú pásate con una lata de pintura en spray y marca el lugar en el que quieras que se coloquen los enchufes y los apliques», nos cuenta. «Mis clientes me contratan partiendo de unas expectativas bastante exigentes, así que debo asegurarme de reflejarlas todas en la planificación y de que la sigamos al pie de la letra, porque si vamos atajando estos detalles sobre la marcha, no podemos controlar aspectos tan importantes como los precios».
Crear planos y especificaciones debería ser siempre un trabajo en equipo que incluya a las personas encargadas del diseño de la instalación, de la iluminación, del sistema eléctrico y de los muebles, además de cualquiera de las muchísimas personas que intervienen de forma activa en el proyecto, según explica Hoots: «Hay una media de unas 10 personas que tienen algo que decir en el proceso de elaboración de unos planos».
A medida que los compartas con otras personas subcontratadas, como electricistas o profesionales de la fontanería, asegúrate de que todas las especificaciones clave estén correctamente incluidas antes de pasar manos a la obra. Revisa los planos con antelación para tener tiempo de recibir cualquier apunte o comentario y aplicar posibles mejoras.
Además, Hoots recomienda que, si hay algún ámbito en el que necesites ayuda, no dudes en pedirla.
«Cuando estás en la fase de diseño y especificaciones, no puedes asumir que tienes todas las respuestas», nos cuenta. «A veces, querrás contar con la opinión de las cinco personas que vayan a encargarse de llevar esa tarea a cabo».
Demuestra tu proactividad
«Animo a todo el mundo que se dedique a esto profesionalmente a ser detallista y exigente. Cuando alguien te entrega una planificación, es esencial que sepas qué debes hacer para poder comunicar tus ideas con claridad», aconseja.
En su opinión, crear una lista con aspectos a repasar para ayudar a la otra parte a identificar rápidamente qué elementos echas en falta es muy eficaz. «Encargarte de coordinar o liderar el proceso previo a la fase de construcción es importante. Llámalo como quieras: el asunto es que, llegados a este punto, no somos un contratista cualquiera, sino un servicio de consultoría. Yo me encargo de ese proceso para tener unos planos listos con los que podamos empezar el proceso de construcción desde el primer momento».
Además, cuando haya cambios, no olvides comunicárselo a todas las personas implicadas.
Nota: Los constructores no pueden construir nada que no esté reflejado en un plano y, si lo hacen, podrían estar incurriendo en un incumplimiento del contrato.
Adáptate a tus clientes
«Nuestro negocio lleva 40 años en marcha y yo unos 25 en la industria», nos cuenta Hoots. Con el paso de los años, cree que las personas con las que ha trabajado que más satisfechas han quedado con los resultados son aquellas que piden la menor cantidad de cambios una vez ha empezado a hacer su trabajo. Un aspecto clave para evitar malentendidos conforme avanza el proyecto es hablar de la planificación con los propietarios y mostrarles los planos de forma que puedan entenderlos fácilmente. «Tanto contratistas como interioristas deben saber adaptarse al registro y el nivel de comunicación de cada cliente».
Estar al día de todas las novedades tecnológicas y usar herramientas modernas especializadas en el sector también es esencial. «Si no puedes adaptarte a los tiempos, la industria te dejará atrás, porque el futuro está donde está». Para quienes dominan los aspectos básicos de su oficio, como qué dimensiones y volúmenes es necesario conocer para crear presupuestos fiables rápidamente, esta clase de herramientas son una ayuda a la hora de alcanzar sus objetivos de forma más ágil y eficaz. «Ahí es donde Houzz Pro puede resultar muy útil», afirma Hoots. Los álbumes de ideas y los bocetos de Houzz Pro son ejemplos de funcionalidades que permiten mostrar un diseño completo de forma llamativa y visual. Usar los planos en 3D ofrece una aproximación más realista que va más allá de lo que puedes conseguir con planos en 2D. «Es el tipo de recursos que estamos valorando cómo integrar en nuestro proceso para que nos sirvan de ayuda», explica.
Conoce a tu público nicho y destaca tus mejores trabajos
El control de calidad empieza por contar con proveedores y subcontratas profesionales que se adapten al tipo de proyecto en el que te vayas a embarcar.
Hoots siempre se esfuerza por entender los puntos fuertes y las debilidades de todas las personas con las que trabaja para valorar si tienen las habilidades necesarias para encargarse de las tareas a las que se enfrenta. Lo compara con un test de personalidad en el que descubres en qué aspectos del proyecto pueden dar lo mejor de sí mismas. «Consiste en encontrar al equipo adecuado en función del alcance del proyecto», explica.
Consultar sus portfolios también es una parte importante del proceso de selección. Por eso, publicar tus mejores proyectos con fotografías profesionales puede ser el detalle clave que te haga destacar entre el resto. «La sección del portfolio es la más visitada de nuestra página web, aunque solo incluye una parte pequeña de los proyectos en los que trabajamos», dice Hoots. «Muchas veces, enlazamos directamente a nuestro perfil de Houzz, ya que nuestros clientes no solo buscan ver nuestro trabajo, sino interactuar con él».
Investiga
Hoots estudia cada proyecto y espera que sus proveedores hagan lo mismo.
«Si vendemos el producto incorrecto a nuestros clientes, podrían pedirnos responsabilidades, ya que debemos hacer los deberes para encontrar la opción correcta», explica Hoots.
En el caso de las encimeras, por ejemplo, lo tiene claro: «Quiero saber la composición química, la fuente de la que proceden, la densidad, la solidez, la cantidad de calor que aguantan… Si un cliente nos pide una solo porque es bonita y le gusta, respondo algo como que sí, que lo es, pero en cuanto viertas un poco de vino encima sin querer o cocines sobre ella, dejará de serlo, así que seguramente no es la opción más acertada».
Cuando los proveedores hacen afirmaciones sobre sus productos, Hoots investiga para descubrir si son ciertas. Cuando no es así, se lo comenta. «Les digo algo como "Mira, o no conoces bien el producto que vendes o me has mentido. Voy a asumir que es lo primero"», explica. Por eso, aconseja estudiar los productos con frecuencia, incluso aunque creas que lo sabes todo sobre ellos. «Entonces, podremos trabajar codo con codo».
Ejercita la paciencia
Tanto clientes como subcontratistas pueden presionarte para que el proyecto empiece cuanto antes, pero, cuanto más tiempo dediques a la fase de planificación, menos tardarás en completar el trabajo, además de evitar muchos más contratiempos a largo plazo. «Si empiezas a construir solo por no retrasarlo sin tener un plan claro de cara al final, el proyecto podría ir mal», afirma Hoots.Él nunca vacila en decir cosas como: «"Tengo que ser sincero: estamos yendo un poco rápido. Creo que no estás terminando de entender lo que supone la fase de diseño". Si pensamos en la cocina, por ejemplo, los platos hechos a fuego lento suelen saber mejor que los que preparamos deprisa y corriendo», explica. Hacer modificaciones una vez la obra ha comenzado, como cambiar de sitio un lavabo ya instalado, puede incrementar varios miles de euros el coste de un proyecto.
«Aunque aceptamos cambios en los pedidos, esperamos que se produzcan antes de empezar a trabajar y de tener los precios definitivos. Una vez se inicia la obra, intentamos reducir al máximo la cantidad de cambios, pedidos, modificaciones de pago y asignaciones».
Evita (o soluciona) los errores
Hoots tiene un escritorio hecho a medida que le recuerda que los errores a veces suceden y conllevan un coste. La persona para la que se fabricó lo rechazó porque las dimensiones no eran las correctas. «No es que quisiera un escritorio muy caro, pero una de las medidas clave no aparecía reflejada en el plano», explica.
Trabajar codo con codo suele ser la mejor forma de conseguir buenos resultados. «Si hacemos un cambio o cometemos un error, eso supone un coste para el proveedor que tenemos que estar dispuestos a cubrir. En caso de que sea el proveedor quien tenga un fallo, debemos darle la oportunidad de que nos ofrezca una solución».
Una herramienta de gestión integral especializada para profesionales del diseño y del interiorismo como Houzz Pro puede ayudarte a evitar errores, ya que tus clientes estarán siempre al día de todas las novedades del proyecto. «Si hacemos algún pedido siguiendo la información de un mensaje de texto o un correo, podemos perder dinero. Los clientes que firman sus presupuestos y otros documentos en Houzz Pro aportan su firma digital, lo cual supone una garantía legal, y además pueden aprobar o rechazar elementos uno por uno o en lote. Si no tienes su autorización expresa, podrías perder dinero en elementos muy caros», explica.
Mantén viva tu curiosidad
Según Hoots, no dejar nunca de aprender es la clave para tener un negocio de éxito. Por eso, él acostumbra a intercambiar impresiones y enseñanzas sobre todo el conocimiento y la experiencia que ha adquirido con el paso de los años. «Tenemos un canal de YouTube que casi alcanza el millón de visitas y lo usamos para educar a clientes, proveedores y colaboradores. No puedo hacer mi trabajo al mayor nivel de exigencia a menos que todo el mundo que interviene en el proceso también lo haga», explica.A veces, esto implica pasar tiempo con la persona encargada del proceso de construcción para ir un paso más allá. «Si estás trabajando en cerramientos complejos para una casa pasiva o un tipo de construcción similar con complicaciones añadidas, vas a tener que sentarte durante mínimo una semana con el equipo y asegurarte de que entienden bien hasta el último detalle y qué implica cada uno», explica.
«Es algo que me enseñó un desarrollador web. Me dijo que él es capaz de entrar en el backend de cualquier página web y ver claramente en qué momento dejaron de molestarse en seguir formándose. Somos aprendices eternos de nuestra profesión y nunca debemos perder esas ganas de seguir trabajando y descubriendo cosas nuevas».
