El tiempo es oro, especialmente en un sector como el de las reformas, en el que las pequeñas tareas, los desplazamientos y las gestiones pueden llegar a acumularse fácilmente. Por eso, registrar el tiempo y los gastos es importante para quienes se dedican a este tipo de trabajos, ya sea con aplicaciones o programas de pago. Aunque hay una gran variedad de herramientas y estrategias que es posible aplicar, contar con un sistema que tanto tú como tu equipo podáis usar de forma consistente es muy recomendable.
¿Por qué es importante registrar el tiempo y los gastos?
Llevar un control de las horas y el coste que supone hacer tu trabajo es esencial por varios motivos:
Garantiza la transparencia de tu negocio
Hacer un seguimiento del tiempo que pasas trabajando y los costes que supone llevar adelante cada proyecto te permite ofrecer un trato justo y precios precisos a tus clientes.
Usar herramientas con este objetivo hará que el proceso de facturación sea mucho más cómodo y sencillo, ya que tendrás toda la documentación que necesitas siempre a mano.
Te permite ser consistente
Quienes están al frente de un negocio necesitan apoyarse en un sistema que les permita colaborar con otras personas, ya sean proveedores, subcontratas o personal propio, para que el trabajo quede documentado correctamente.
Tiene ventajas a nivel fiscal
Controlar los gastos es esencial, ya que algunos de ellos son desgravables en las declaraciones de impuestos.
¿Qué hacen otros profesionales para registrar el tiempo y los gastos?
Sistema manual personalizado
Puedes usar una herramienta de registro de tiempo para hacer un seguimiento de las horas que trabajas al momento y separar las tareas en función del proyecto y los clientes con tu propio método de clasificación y anotaciones. Una agenda en papel o un cuaderno serán muy útiles para llevar un registro de tus tareas, aunque también puedes añadir las horas que trabajas a mano en una hoja de cálculo. Archivar copias de los recibos, las facturas y los extractos de la tarjeta imprimiéndolos o guardándolos en formato digital también te permitirá tener un control sobre tus gastos.
Pros: este sistema es gratuito y fácil de aplicar.
Contras: hacer estas gestiones sin ayuda de un programa externo lleva más tiempo y trabajo. También da más margen a que se produzcan errores, inconsistencias o extravíos. Además, tendrás que copiar manualmente todos los datos más adelante para tareas como la facturación, lo cual puede complicarte mucho la vida.
Herramientas para registrar el tiempo y los gastos
Hay muchas aplicaciones gratuitas en el mercado que te permiten controlar diversos elementos a la hora de llevar un registro de tu negocio: por ejemplo, puede que te ofrezcan la posibilidad de añadir varios clientes, proyectos distintos en los que estés trabajando o categorías para dividir los gastos. Algunas incluso se sincronizan con otras plataformas populares, como gestores de correo, calendarios o programas de contabilidad.
Pros: este sistema es cómodo y podrás usarlo desde cualquier lugar.
Contras: las versiones gratuitas a veces fallan o incluyen anuncios que distraen demasiado la atención. Además, para acceder a funciones avanzadas, como la sincronización entre aplicaciones, normalmente tendrás que pagar.
Sistema o servicio de pago
Es una opción muy popular con funciones más avanzadas para llevar un seguimiento de los gastos y el tiempo, especialmente cuando integran el proceso de facturación.
Pros: estas herramientas harán la mayor parte del trabajo por ti, dejándote más tiempo y espacio mental libre para que no tengas que preocuparte constantemente por llevar un registro de todo. Además, la mayoría tienen aplicaciones o versiones compatibles con dispositivos móviles. Este tipo de programas suelen servir para gestionar otros aspectos del negocio, como la facturación, la contabilidad, los informes de resultados o los calendarios. Si puedes llevar un registro de tu actividad, hacer cálculos o facturar desde un mismo lugar, entre otras funciones útiles, podrás cobrar los precios adecuados a tus clientes y proveedores de forma mucho más rápida y sencilla.
Contras: suponen un coste adicional, aunque pueden convertirse en una buena inversión para tu negocio a la larga.
¿Por qué deberías usar una herramienta de registro de tiempo y gastos?
Normalmente, ambos aspectos van de la mano, especialmente cuando cobras tu trabajo por horas. Aunque puedes aplicar un precio cerrado en ciertos servicios o proyectos concretos, sigue siendo muy útil para asegurarte de que tu negocio es rentable. Cuando hayas establecido una estructura de precios con tus clientes, tendrás que elegir el método más adecuado para llevar un control del tiempo y el dinero invertidos. Independientemente de las herramientas o la estrategia que elijas, no olvides que lo más importante es tener un sistema eficaz y bien organizado.
Consejos para registrar el tiempo y los gastos de tu negocio
¿Quieres saber cómo elegir la herramienta adecuada en función de tus necesidades?
Vayamos paso a paso.
1. Busca el método más eficaz para tu negocio
No podemos dejar de destacar la importancia de la organización y la consistencia. Elijas el método que elijas, debes estar a gusto usándolo en tu día a día. Además, tendrás que valorar cómo encaja en el resto de procesos que aplicas para gestionar tu trabajo. Los programas y las plataformas en línea pueden ser de gran ayuda en este sentido, ya que normalmente se integran fácilmente entre ellas.
2. Acuerda con tus clientes qué horas se facturarán y cuáles no
Uno de los aspectos cruciales al tratar con los clientes es asegurarte de que entiendan a la perfección cómo cobrarás cada parte del trabajo. Para conseguirlo, establecer unos límites es esencial. Lo más recomendable es que lo dejes claro desde el principio en el contrato y que categorices todo conforme vayas registrando los datos (por ejemplo, en qué has invertido tu tiempo: comunicación, diseño, desplazamientos, gestión de pedidos, etc.).Llevar un control detallado en todas las etapas del proceso te ayudará muchísimo a la hora de facturar y te permitirá ahorrar tiempo y energía.
3. Sé constante y organízate bien
Adoptar un nuevo método y ceñirse a él a veces puede resultar difícil. Sin embargo, esta inversión será rentable a largo plazo, ya que tu proceso de facturación será más preciso y podrás deducirte el IVA de todos los gastos asociados a cada proyecto. Puedes configurar una alarma o un evento en tu calendario al inicio y al final de cada día para no olvidar que debes registrar tus horas y gastos: con el tiempo, esta tarea se convertirá en un hábito. Si trabajas en equipo, asegúrate de que todo el mundo integre este método en su día a día ofreciéndoles la formación necesaria y creando un procedimiento estándar para que puedan seguirlo como referencia. También debes sincronizar los datos entre tu ordenador y tu dispositivo móvil para garantizar la consistencia del proceso y ponértelo todo un poco más fácil.
4. Convierte tus registros de tiempo y gastos en informes de negocio para obtener datos útiles
Dar con un sistema que puedas aplicar de forma consistente no solo te facilitará el proceso de facturación: también te ayudará a analizar tu rentabilidad. Si utilizas un programa o una plataforma para hacerlo, será mucho más sencillo, ya que podrás trasladar estos datos a informes detallados.
5. Usa la información que recabes para impulsar tu negocio
Seguir los pasos anteriores te ayudará a tomar decisiones más acertadas y, en consecuencia, a conseguir que tu negocio siga creciendo. Por ejemplo, si detectas que estás dedicando demasiadas horas a ciertos servicios que factures con un precio cerrado, puede que quieras plantearte cambiar a una tarifa por hora o a un modelo de facturación híbrido. Si quieres reducir tus precios para que tu negocio sea más competitivo, puedes analizar tus informes de seguimiento de las horas dedicadas a cada tarea para valorar en qué aspectos debes mejorar tu productividad. Este mismo principio se aplica a los datos sobre los gastos: no solo te ayudarán a reducir algunos, sino que permitirán a tus clientes ahorrar dinero.
¿Cómo deducen los profesionales sus gastos en las declaraciones de impuestos?
Llevar un control de tus gastos te permitirá aprovechar algunas deducciones y desgravaciones fiscales. También reducirá el tiempo que inviertes en gestionar la contabilidad, ya que tener un registro claro y preciso de tus inversiones te simplificará la tarea de reclamar el IVA y calcular las deducciones. Algunos de los ejemplos más habituales son la compra de equipos y programas informáticos, los pagos de la cuota de internet, los gastos relacionados con tu dispositivo móvil y los viajes y desplazamientos que hagas.
Conclusión
Como habrás podido comprobar, el sistema que elijas para registrar el tiempo y los gastos dependerá del tipo de negocio que tengas, de sus necesidades y de tu forma de trabajar, pero lo más importante es contar con un método que te resulte cómodo y que puedas usar de forma sistemática.
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