1. Plantéate un sistema de organización que se ajuste a tus necesidades
Cuando la información, los mensajes y las tareas por hacer te llueven por todas partes, tener un plan de organización es esencial. Algunos profesionales del diseño y la construcción trabajan con herramientas algo anticuadas, como hojas de cálculo y documentos compartidos. Aunque pueden servir perfectamente para negocios con pocos proyectos o empleados, en otros casos es necesario usar un sistema que ofrezca algo más de eficacia, especialmente cuando el ritmo de trabajo empieza a aumentar.
Christina Bailey, de Lasley Brahaney Architecture + Construction, confía en su equipo y se apoya en la comunicación con ellos para estar al día de las novedades de los proyectos en los que trabaja. «Cuenta con un equipo bien organizado que siempre esté listo para encargarse de la siguiente tarea y reuníos cada semana para repasar los avances que hayáis hecho y plantear cambios que os permitan afrontar cualquier reto que pueda surgir».
Phil Shearon, de Shearon Design Collective, recurre a la tecnología. «Cada mañana a primera hora, entro en el panel de control de la herramienta de gestión de Houzz Pro y lo vuelvo a consultar varias veces más durante el resto del día. Ese primer paso me permite estar en sincronía con el resto del equipo respecto al estado de los proyectos y los plazos, y me ayuda a garantizar que las cosas sigan avanzando».
Wakeela Jones, de CuttingEdge Built, también cree que el panel de control del CRM es muy útil: «Poder enviar mensajes a los clientes que nos mandan solicitudes o dudas por correo electrónico y SMS nos facilita muchísimo el trabajo, igual que la posibilidad de guardar documentos o crear planos, bocetos, presupuestos y facturas. Tener toda esa información al alcance en un mismo lugar es fantástico», explica.
Optes por el sistema que optes, es importante que busques una solución que se ajuste a tu negocio y que puedas aplicar de forma consistente en cada proyecto."
2. Rodéate de un gran equipo
Trabajar con la gente adecuada es esencial para poder construir un entorno de confianza y gestionar tu negocio de forma eficaz, desde las tareas que externalices, como la contabilidad, la gestión de la plantilla o la búsqueda de subcontratas, hasta las personas con las que cuentes para formar parte de tu equipo a tiempo completo. La escasez de profesionales cualificados en el mercado y la competitividad pueden ponértelo difícil, pero la clave es que te centres en las ventajas que puedes ofrecer a quien decida trabajar contigo. Para conseguirlo, no siempre tienes que ofrecer el sueldo más alto.
«Intenta darles flexibilidad para que puedan decidir qué días o cuántas horas trabajan si están a tiempo parcial. Si no tienes un programa con ventajas específicas, céntrate en las facilidades que ofrece colaborar con una empresa pequeña, como un trato más cercano contigo y con los clientes», sugiere Shearon. Anne Sciarrone, de Anne Architecture, deja que su equipo tenga autonomía en cada proyecto. Según nos cuenta, les demuestra lo mucho que valora su labor y que se preocupa por su bienestar ofreciendo una carga de trabajo flexible y primas generosas.
Cuidar las descripciones de los puestos también es muy importante. «Antes de publicar una oferta o de hacer entrevistas, intento concretar las características más importantes que debe tener la persona que va a encargarse de las responsabilidades del puesto y las separo de todo lo que crea que puede llegar a aprender, que le pueda enseñar o que podamos trabajar con el tiempo», explica Shearon. «Así me aseguro de contratar a alguien que cubra nuestras necesidades más inmediatas, pero que tenga el potencial de seguir creciendo y adquiriendo todas las responsabilidades que exige el puesto».
3. …y no lo dejes escapar
Cuando hayas encontrado a las personas adecuadas para tu equipo, intenta averiguar qué aspectos valoran más para evitar que se planteen cambiar de trabajo o de empresa y acaben en manos de la competencia. La diseñadora de interiores Laura Grist lo tiene claro: permitir que puedan conciliar su vida personal con la profesional es esencial. «Asegúrate de darles espacio para que puedan estar con su familia en los momentos más importantes, como el primer día de colegio de sus hijos o las reuniones con los profesores. ¡Te lo agradecerán con creces!».
Jones, por su parte, les aporta las herramientas que necesitan para seguir creciendo. «Somos una empresa pequeña, así que podemos ofrecer oportunidades especialmente diseñadas para cada persona que trabaja con nosotros. Además, les animamos a enseñar o aprender habilidades relacionadas con nuestra cultura empresarial. Intentamos darles alas y demostrarles que confiamos en su capacidad profesional».Shearon también trata de fomentar un ambiente de trabajo en el que todo el mundo pueda sentirse apoyado y valorado. «Invita a tu equipo a participar y aportar ideas. Dales las herramientas que necesiten, anímales a mejorar y libérales de todas las cargas posibles para que puedan centrarse en hacer bien su trabajo. Ofréceles el reconocimiento que merecen y demuestra tu liderazgo en lugar de recordarles que eres quien manda», aconseja.
No olvides que todas las personas que trabajan contigo merecen la misma consideración, aunque no tengan un puesto fijo en tu empresa. «Es importante que trates a todas las personas a las que subcontrates con respeto», afirma Leo Lantz. «¿Quién sabe? Puede que algún día ellas o cualquiera de sus colaboradores se planteen trabajar directamente contigo».
Mark Richardson se dedica a la asesoría empresarial y da una clave muy importante en su seminario web sobre gestión del crecimiento: contar con el equipo adecuado es uno de los cinco aspectos esenciales para impulsar cualquier negocio. Si perfeccionas el proceso de contratación, ofreces formación a quienes trabajan contigo y creas un ambiente de superación y de competencia sana, tendrás los cimientos y la cultura de trabajo necesarios para alcanzar el éxito. «Cada negocio y cada propietario entiende este concepto de forma distinta, y para muchos consiste en la realización personal», explica. Puedes echar un vistazo a su seminario web en inglés aquí.
4. Cuida a tus clientes
Conseguir muchos beneficios y cumplir con las estadísticas de cada proyecto perjudicará a tu negocio a la larga si descuidas la atención que ofreces a los propietarios y no te aseguras de que estén satisfechos con los resultados. Las valoraciones negativas y la falta de clientes recurrentes podrían hacer mucho daño a tu negocio. Por eso, es muy importante que controles las expectativas desde el principio, y para eso hace falta establecer una hoja de ruta clara y que os comuniquéis con frecuencia y transparencia.
«La mejor forma de superar las expectativas es no prometerles demasiadas cosas desde el principio», recomienda el diseñador de interiores Joe Sturgill. Lantz aplica la misma estrategia: «Marcamos unas expectativas realistas desde el principio. Cuando acabamos antes del plazo que les habíamos dado, los propietarios lo ven como una proeza».
También es crucial que vayas informando a los clientes conforme el proyecto vaya avanzando para evitar cambios inesperados o que puedan incrementar el precio. «Les escribimos todos los días para que sepan en qué estado se encuentra el proyecto, los posibles retrasos y el progreso general», explica Bill Varian, profesional de la construcción. Hay herramientas como el registro de tareas diario de Houzz Pro que te permiten compartir toda la información necesaria con los propietarios y añadir notas o fotos del proyecto. Así ahorrarás muchísimo tiempo: no tendrás que escribir una por una a cada persona involucrada y evitarás que se pierda información por el camino."
Usar Houzz Pro te permite olvidarte de intercambiar correos y atender llamadas interminables con los propietarios. «Tiene tantas ventajas que nos ha cambiado la vida. Antes, toda la comunicación con los clientes pasaba por el correo electrónico o el teléfono; ahora, podemos incluir los productos que queramos en los planos del proyecto con Houzz Pro», explica John McClain. «Después, los pasamos a un presupuesto y se lo enviamos a los clientes para que puedan aprobar o rechazar cada elemento uno por uno. Es una función que me parece muy útil, porque les hace sentir que tienen la capacidad para tomar todas las decisiones importantes del proyecto».
Jones también les cuenta qué novedades hay siempre que tiene la oportunidad: «Así les puede menos la impaciencia, no dirigen su frustración hacia el lugar equivocado y evitamos que surjan problemas de confianza», nos explica. Además, su equipo hace un seguimiento de vez en cuando con los clientes sobre los materiales, productos y posibles cambios relacionados con el proyecto, y les informa de cualquier «modificación en los plazos para evitar problemas mayores».
Por último, pero no por ello menos importante, no olvides recordar a los propietarios lo crucial que es su colaboración para que el proyecto salga adelante sin contratiempos. «Siempre les aviso con antelación de cualquier decisión y de los pagos pendientes», nos cuenta la diseñadora Tara Veith. «Les explico que, si tardan mucho en tomar decisiones, los plazos del proyecto cambiarán y muy probablemente los costes aumenten».
5. Compagina varios proyectos sin dejar nada por hacer
Crecer suele conducir a grandes cambios: asumes más proyectos, atraes nuevos clientes y las tareas administrativas se multiplican. Sin embargo, no tiene por qué implicar más estrés. Grist cree en el poder de delegar. Varian, por su parte, remarca la importancia de responder rápidamente, antes de que puedas pasar nada por alto, y McClain bloquea franjas específicas para dedicarlas a cada proyecto: «Reservamos días concretos para que todo el equipo trabaje en un mismo proyecto. Así podemos concentrarnos en ese cliente en lugar de repartirnos entre varios a la vez», nos explica.La diseñadora Brigid Wethington de B. Chic Interiors se apoya en la tecnología para mantener un buen equilibrio entre proyectos. «Uso Houzz para organizarme mejor y gestionar el trabajo que hago para distintos clientes a la vez». Shearon también aplica el mismo enfoque: «Cambiamos constantemente de lugar de trabajo, desde nuestras propias casas hasta las de nuestros clientes o nuestros estudios, trabajamos en cafeterías e incluso en los exteriores de la obra en la que estemos en ese momento. La aplicación de Houzz Pro nos permite comunicarnos mejor con todo el mundo y mantener cada aspecto del proyecto bien organizado y controlado».
Y, como siempre, recuerda que no pasa nada por rechazar proyectos. «Desde el principio acordamos crecer de forma sostenible, sin aceptar más de lo que pudiéramos abarcar para que trabajar no se convirtiera en una experiencia estresante para nuestro equipo», explica Jones. «Eso nos permite centrarnos en cada cliente como se merece y ofrecer un servicio de una gran calidad en el que saben que pueden confiar a la hora de asesorarse».
7. Persigue nuevas ideas que te inspiren
Ser capaz de centrarte en las partes de tu negocio de las que te gusta encargarte en lugar de encallarte en las que no te emocionan tanto es uno de los aspectos que más te ayudarán a seguir teniendo éxito y evitar el desgaste profesional. Sea lo que sea lo que te apasione, es importante que encuentres maneras de explorar ese interés con frecuencia. Puede que te inspire ir a museos o jardines, viajar, sumergirte en la cultura popular viendo vídeos o descubriendo música nueva o visitar ferias especializadas.
Y, por supuesto, puede que la encuentres explorando páginas sobre diseño de interiores y viendo los proyectos de otros profesionales con talento como tú. A Jill Nelson le encanta buscar la inspiración en otros perfiles de Houzz. «Es un recurso fantástico para encontrar ideas interesantes. Siempre les pido a los clientes que creen sus propios álbumes de ideas en cuanto empezamos a colaborar para poder intercambiar impresiones».
Para que esa búsqueda no te quite demasiado tiempo y energía, puedes apoyarte en herramientas tecnológicas, especialmente si tu negocio está creciendo a pasos agigantados.
