La gestión de proyectos es el pegamento que une todos los aspectos de tu negocio. Te permite llevar un control de tus clientes y equipos, tener una visión de conjunto y mantener a todo el mundo al día de los avances para que cada tarea siga su curso sin contratiempos. Sin embargo, sin el enfoque correcto, la calidad del resultado final y la posibilidad de completar los proyectos a tiempo dentro del presupuesto se verán resentidas.
A muchos negocios les cuesta encontrar los sistemas y procesos adecuados para simplificar las tareas de gestión. ¿Cómo saber cuándo es el momento de dar el paso y mejorar nuestra organización? Estos son cinco de los indicadores más habituales.
1: Las herramientas que usas no son eficaces
Utilizar varios sistemas distintos y estar pendiente de actualizarlos suele generar problemas de comunicación y traducirse en una gestión poco eficiente, sobre todo cuando no están automatizados. Es un problema común entre quienes responden afirmativamente a estas preguntas:
- ¿Cambias de una plataforma a otra constantemente para gestionar cada aspecto de tu negocio, como el estado de los proyectos, el registro de horas o la facturación, por ejemplo?
- ¿Sueles perder tiempo y energía rebuscando anotaciones sobre cada cliente y otros documentos relacionados con los proyectos en tus archivos?
2: Las tareas de gestión son un lastre para ti
Cuando hablamos de conseguir proyectos nuevos, cada segundo cuenta. Invertir demasiado tiempo en crear un presupuesto podría costarte muchos clientes, que preferirán trabajar con profesionales del diseño o la construcción que respondan más rápido.Veamos si es tu caso:
- ¿Empiezas desde cero cada vez que planificas un proyecto nuevo?
- ¿Dedicas mucho tiempo a revisar los presupuestos para comprobar que sean precisos y te cuesta predecir las fluctuaciones en los precios de los materiales?
3: Tus clientes no tienen la tranquilidad que buscan
Mantener una comunicación clara y directa con tus clientes puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando eres el único punto de contacto en tu negocio, pero lo más complicado es gestionar sus expectativas si no tienen una forma fácil de recibir novedades sobre el proyecto, consultar en qué punto se encuentra cada tarea o acceder a un historial con vuestras conversaciones. ¿Te suena de algo?
- ¿Tus clientes te escriben, llaman o mandan correos con preguntas y peticiones todos los días?
- ¿Pasas demasiado tiempo respondiendo y haciendo el papel de intermediario entre los propietarios y tu equipo?
4: Los proyectos suelen superar el presupuesto inicial
Como es natural, cualquiera que esté al frente de un negocio quiere conseguir el mayor margen de beneficios posible, pero, si no cuentas con las herramientas de gestión financiera adecuadas, te arriesgas a perder dinero conforme los proyectos avanzan. ¿Te has visto en alguna de estas situaciones?
- Tu proceso para hacer un seguimiento de las modificaciones de pedidos es demasiado complejo y a veces olvidas cobrar el tiempo de más que has dedicado a una tarea.
- Añades entradas por duplicado en los presupuestos y a veces pasas por alto reflejar algunos costes.
5: No tienes una visión de conjunto de todos los proyectos
No importa lo bien planificado que esté todo: es casi inevitable que, antes o después, surjan problemas e imprevistos. Sin un buen sistema de colaboración y comunicación que permita a tu equipo hacerse cargo de ellos, podrías acabar teniendo que gestionarlos tú. Al final, tu jornada se convierte en algo así:
- Pedir actualizaciones constantes a las personas a cargo de cada proyecto porque no recibes avisos automáticos cuando hay un problema que debe solucionarse o ya se ha resuelto.
- Dedicar muchas horas cada semana a visitar cada obra para comprobar cómo va todo.
¿Quieres descubrir la solución a todos estos problemas?
Muchas personas que se dedican al diseño y la construcción en la actualidad han decidido dejar atrás herramientas anticuadas o que les exigían usar varias opciones distintas para gestionar cada aspecto de sus negocios y han optado por hacerlo todo desde un mismo lugar. Al usar plataformas como Houzz Pro, podrás organizar todos tus proyectos desde un mismo sistema cómodo y fácil de usar. Houzz Pro te permite mejorar y simplificar tu proceso de trabajo al reducir el tiempo que dedicas a tareas como crear presupuestos precisos y profesionales.El Panel del proyecto está diseñado para mantener a todo el equipo informado de los cambios y su progreso para que tengan siempre datos actualizados durante todo el proceso. Con Houzz Pro, hacer un seguimiento de los proyectos y comunicarse con los clientes es mucho más sencillo, ya que podrán acceder al calendario y dejar comentarios siempre que lo necesiten. También puedes conectar tus herramientas favoritas, como Gmail, para gestionar tu negocio de forma inteligente y eficaz desde un mismo lugar. Si esta lista te ha resultado útil, deja que te ayudemos a dar el salto a un sistema más eficaz y que te permite gestionar tus proyectos con mucho menos estrés.
