Conversaciones difíciles: 7 estrategias para llevarlas a buen puerto
De vez en cuando, tienes que tratar asuntos un tanto peliagudos con tus clientes, tus proveedores o con tu equipo. Afortunadamente, hay estrategias que puedes emplear para dominar la situación si te ves en esa tesitura. Prepararte antes de abordar un tema complicado o incómodo te ayudará a ganar control y a facilitar un diálogo constructivo que os permita avanzar. Tanto si debes comunicar una noticia desagradable como si te toca hacer algunas preguntas incómodas, te recomendamos seguir estos consejos para conducir la conversación con tacto.
PROGRAMA UNA REUNIÓN
Si no se trata de una emergencia, es preferible programar una reunión. De esta manera, la otra persona puede prepararse mentalmente para hablar o negociar. No obstante, es aconsejable no dejar pasar demasiado tiempo entre el día en que se anuncia la cita y la fecha fijada, ya que así se garantiza que la noticia sea oportuna y se evitan conjeturas innecesarias.
COMUNÍCATE CARA A CARA
La comunicación no verbal, como el lenguaje corporal y las expresiones faciales, a menudo transmiten mucho más que las palabras y pueden suavizar el golpe cuando se trata de un tema complicado. Siempre que sea posible, reúnete en persona o a través de una videollamada.
PREPARA UN GUION
Esta medida puede parecer extraña e incluso innecesaria, pero te aseguramos que escribir una lista con los puntos más importantes de la conversación o bien redactar tu discurso puede facilitarte mucho la comunicación a la hora de la verdad. Practica antes de la reunión para que no tengas que consultar tus notas constantemente y puedas mirar a la otra persona a los ojos.
ANUNCIA O DEBATE LOS PRÓXIMOS PASOS
Si el problema que deberías tratar se ha resuelto, empieza comunicándolo. Si todavía no es el caso, plantea qué ideas tienes para abordarlo o pide a la otra parte que contribuya a su resolución. De este modo, estarás fomentando un diálogo constructivo que os permitirá avanzar. Después, procura enviar siempre un mensaje o hacer una llamada para resumir los puntos clave que se han tratado y repasar los siguientes pasos.
USA EL TONO ADECUADO
El tono de voz influye mucho en la forma en que el interlocutor percibe el mensaje. Aunque dependerá mucho del tema de la conversación, en general, es aconsejable adoptar una postura amable y firme a la hora de comunicarse. De este modo, transmitirás confianza y evitarás reacciones negativas.
MUESTRA EMPATÍA
Para apaciguar una discusión acalorada o una conversación difícil, lo más importante es comunicar a la otra persona que entiendes su punto de vista. Esto tranquilizará al interlocutor y ayudará a suavizar la disputa. También te recomendamos practicar siempre la escucha activa: reconoce y valora las opiniones, las ideas y los sentimientos de los demás.
MANTÉN UN DIÁLOGO CONSTRUCTIVO
Si alguno de los participantes levanta la voz o utiliza un lenguaje inapropiado, puedes encarrilar la conversación antes de que llegue a un punto muerto con una frase como «Quiero mantener un diálogo constructivo, por favor».
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