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Consejos útiles para una videoconferencia perfecta
Ahora que trabajamos y socializamos digitalmente, vale la pena salir bien en cámara. Tres expertos aportan consejos.
La iluminación, el fondo, el ángulo de la cámara… Apúntate estos consejos profesionales para dejar una buena impresión en tu videoconferencia, bien sea con los amigos o con tus clientes. Hemos hablado con tres profesionales de Houzz que suelen comunicarse por videollamada con sus clientes para que nos den algunos consejos útiles.
“En una videoconferencia es importante mantener la habitación limpia y despejada”, dice la interiorista Heather Brackin, que vive y trabaja en Tokio. “Primero, hay que tener en cuenta el ángulo de la cámara y dónde estamos sentados. Si las estanterías están en segundo plano, por ejemplo, es una buena idea enderezar los libros y organizarlos. Además, es mejor evitar enseñar fotos familiares en una reunión de negocios”.
La interiorista Rie Horiguchi, que también trabaja en Japón, está de acuerdo. “Comprueba que no hay cosas privadas, como fotos, y evita también los montones de papeles, ropa, una cocina a medio arreglar o que haya muchos elementos de fondo”.
Stålnacke apuesta por un fondo que sea “lo más neutro posible y con buena luz natural –dice. Recomiendo descargar fondos de lugares como Canva. También es importante que el espacio que se vaya a ver esté ordenado: hay que hacer como si el cliente estuviera sentado frente a nosotros en la mesa. Además, hay que asegurarse de colocar la cámara a la altura de los ojos”.
La interiorista Rie Horiguchi, que también trabaja en Japón, está de acuerdo. “Comprueba que no hay cosas privadas, como fotos, y evita también los montones de papeles, ropa, una cocina a medio arreglar o que haya muchos elementos de fondo”.
Stålnacke apuesta por un fondo que sea “lo más neutro posible y con buena luz natural –dice. Recomiendo descargar fondos de lugares como Canva. También es importante que el espacio que se vaya a ver esté ordenado: hay que hacer como si el cliente estuviera sentado frente a nosotros en la mesa. Además, hay que asegurarse de colocar la cámara a la altura de los ojos”.
¿Qué pasa si el fondo es demasiado neutro?
Stålnacke y Horiguchi señalan que los fondos virtuales son una buena alternativa. Pero, ¿qué hacer para mejorar el fondo que se ve en la cámara? “Si el fondo es muy claro es buena idea colocar detrás algún cuadro o, por ejemplo, un calendario bien diseñado. También es una buena idea colocar plantas de talle alto. Si no es posible, desde luego siempre se puede recurrir a un fondo virtual”, dice Horiguchi.
Brackin está de acuerdo. “Una pared blanca no termina de quedar bien en cámara. Las plantas o algún cuadro suavizarán la atmósfera del espacio. El lugar que ocupan las plantas también es importante. Colocarlas ligeramente a la derecha o a la izquierda es es mejor que hacerlo justo detrás de nuestra cabeza”.
Ciertamente, un fondo de pantalla sencillo aporta ventajas: “Trato de elegir un lugar lo más neutro posible porque quiero que los clientes se concentren en lo que estoy comunicando en lugar de las cosas que hay a mi alrededor”, dice Stålnacke.
► ¿Eres profesional del sector de las reformas del hogar? Encuentra información, ideas e inspiración en la sección ‘Houzz para profesionales’ de la Revista Houzz España
Stålnacke y Horiguchi señalan que los fondos virtuales son una buena alternativa. Pero, ¿qué hacer para mejorar el fondo que se ve en la cámara? “Si el fondo es muy claro es buena idea colocar detrás algún cuadro o, por ejemplo, un calendario bien diseñado. También es una buena idea colocar plantas de talle alto. Si no es posible, desde luego siempre se puede recurrir a un fondo virtual”, dice Horiguchi.
Brackin está de acuerdo. “Una pared blanca no termina de quedar bien en cámara. Las plantas o algún cuadro suavizarán la atmósfera del espacio. El lugar que ocupan las plantas también es importante. Colocarlas ligeramente a la derecha o a la izquierda es es mejor que hacerlo justo detrás de nuestra cabeza”.
Ciertamente, un fondo de pantalla sencillo aporta ventajas: “Trato de elegir un lugar lo más neutro posible porque quiero que los clientes se concentren en lo que estoy comunicando en lugar de las cosas que hay a mi alrededor”, dice Stålnacke.
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¿Qué tipo de iluminación es adecuada en una videoconferencia?
“Es importante que la luz esté detrás de la cámara, en lugar de detrás de uno mismo. Además, la luz natural es siempre preferible a la luz eléctrica”, dice Stålnacke.
“Es importante que la luz esté detrás de la cámara, en lugar de detrás de uno mismo. Además, la luz natural es siempre preferible a la luz eléctrica”, dice Stålnacke.
En cuanto a la ropa, el estilo, el lenguaje corporal, etc, ¿qué es lo mejor en una videollamada?
“Las primeras impresiones son, como siempre, importantes. Estate tranquilo, sereno –dice Stålnacke. Ten la misma actitud que en una reunión en persona. Organiza una agenda clara y escucha al cliente. Ten en cuenta tu lenguaje corporal. El estilo es personal, pero el trabajo de un interiorista es entender y encontrar el estilo del cliente”.
“Las primeras impresiones son, como siempre, importantes. Estate tranquilo, sereno –dice Stålnacke. Ten la misma actitud que en una reunión en persona. Organiza una agenda clara y escucha al cliente. Ten en cuenta tu lenguaje corporal. El estilo es personal, pero el trabajo de un interiorista es entender y encontrar el estilo del cliente”.
¿Qué ideas pueden funcionar para las familias con niños pequeños o mascotas para que las videoconferencias no se vean interrumpidas?
“Muchas personas me han comentado que es difícil concentrarse en el trabajo y las videoconferencias con los niños en casa. En mi opinión, es fundamental encontrar un lugar tranquilo para trabajar y hay que evitar la sala de estar o el comedor. No es mala idea poner una pequeña mesa de trabajo en el dormitorio –sugiere Brackin. Y si se va a trabajar en el dormitorio hay que sentarse en una posición donde la otra persona en la videoconferencia no vea la cama. Hay que evitar tener una puerta en el fondo porque existe la posibilidad de que alguien entre sin darse cuenta”.
“Muchas personas me han comentado que es difícil concentrarse en el trabajo y las videoconferencias con los niños en casa. En mi opinión, es fundamental encontrar un lugar tranquilo para trabajar y hay que evitar la sala de estar o el comedor. No es mala idea poner una pequeña mesa de trabajo en el dormitorio –sugiere Brackin. Y si se va a trabajar en el dormitorio hay que sentarse en una posición donde la otra persona en la videoconferencia no vea la cama. Hay que evitar tener una puerta en el fondo porque existe la posibilidad de que alguien entre sin darse cuenta”.
¿Se puede ofrecer el mismo nivel de servicio en una videollamada que en una reunión cara a cara?
“No hay duda de que la sensación es distinta, pero hay que acostumbrarse a esta realidad –dice Stålnacke. Creo que una reunión cara a cara siempre es más gratificante y también es más fácil presentar materiales, colores y productos. Pero, en general, los el resultado final es a menudo idéntico y, por ejemplo, puede ser bueno para el cliente tener el rastro del correo electrónico para contar con toda la información necesaria. Creo que las reuniones digitales y el trabajo en remoto son el futuro, ya que ahora es técnicamente fácil y, además, se puede tener una base de clientes mucho más amplia”.
► Y además… Entra en nuestro canal de YouTube y escucha el webinar sobre cómo van a cambiar nuestras casas debido al coronavirus
CUÉNTANOS…
¿Estás hablando con tus clientes y proveedores por videollamada? Deja tus consejos en los comentarios
“No hay duda de que la sensación es distinta, pero hay que acostumbrarse a esta realidad –dice Stålnacke. Creo que una reunión cara a cara siempre es más gratificante y también es más fácil presentar materiales, colores y productos. Pero, en general, los el resultado final es a menudo idéntico y, por ejemplo, puede ser bueno para el cliente tener el rastro del correo electrónico para contar con toda la información necesaria. Creo que las reuniones digitales y el trabajo en remoto son el futuro, ya que ahora es técnicamente fácil y, además, se puede tener una base de clientes mucho más amplia”.
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La interiorista Catharina Stålnacke, de PureCathis, tiene su sede en Luleå, una pequeña ciudad al norte de Suecia, y utiliza a menudo herramientas digitales para trabajar con clientes en Suecia y en el resto del mundo.
“Siempre depende de la situación y del trabajo, pero a menudo uso Zoom y Microsoft Teams. Si no necesitas compartir con los clientes bocetos o planos, creo que es más fácil usar FaceTime. Hay clientes con los que solo uso el correo electrónico. En general, siempre utilizo aquel medio que mejor le vaya a mi cliente. Lo único que hay que hacer es evitar posibles problemas técnicos durante la reunión y asegurarse de que la conexión a internet funcione”, dice.
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