Cómo gestionar la comunicación de forma más eficiente haciendo uso del Área del cliente
Ahorra horas y horas en llamadas telefónicas con tus clientes: facilítales acceso a un portal privado con el logo y los datos de tu empresa mediante el cual podréis acceder a vuestro historial de mensajes, a todos los detalles del proyecto, al calendario, a los presupuestos y facturas, a las fotos del progreso y mucho más.
La inversión en proyectos de reforma del hogar sigue en auge y las expectativas de los clientes se han disparado. Nuestros estudios muestran que 2 de cada 3 propietarios esperan una mejor comunicación con los profesionales y quieren recibir actualizaciones periódicas del estado de sus proyectos.
El problema es que mantener a todo el mundo informado suele consumir demasiado tiempo, sobre todo si tenemos en cuenta todas las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y los mensajes de texto que compartimos a lo largo del desarrollo de un proyecto de renovación. Y precisamente por eso nuestro equipo creó el Área del cliente: los usuarios de Houzz Pro han podido comprobar como no solo les ayuda a agilizar la comunicación con sus clientes y a hacer un seguimiento de las solicitudes y los vistos buenos que reciben, sino que también contribuye a causar una muy buena impresión.
«Los clientes pueden acceder al panel siempre que quieran, sin necesidad de llamarme o enviarme un mensaje, y gracias a ello ambos ahorramos mucho tiempo. Allí pueden encontrar todo lo que necesitan, por lo que sienten que tienen más control sobre el proyecto y que reciben una mejor atención.» ―Bryan Payne, de Many Mansions LLC
Calendario e intercambio de archivos: todo bajo control
El Área del cliente es un portal privado desde el cual tus clientes pueden acceder a los detalles del proyecto y a los archivos que compartes con ellos tanto desde la versión web como la aplicación para dispositivos móviles:
- Tus clientes podrán consultar y revisar cualquier presupuesto u oferta que les hayas enviado. Si tiene archivos adjuntos, esos también aparecerán en el Área del cliente.
- Los borradores, los pedidos o cualquier archivo adjunto relacionado con un pedido no se comparten. Por defecto, este tipo de archivos nunca se compartirán con el cliente.
- Puedes comprobar fácilmente el estado de cada archivo que hayas añadido a un proyecto. Accede a Archivos > Ver todos y consulta la columna «Compartir»: te muestra quién tiene acceso a cada uno de los archivos del proyecto y te permite modificar esos permisos en cualquier momento.
- Mantén informados a tus clientes acerca de la evolución del proyecto con la función de registros diarios. Revisa los registros nuevos que hayan creado tus empleados o colaboradores y selecciona «Compartir» para enviar los detalles al Área del cliente.
- Comparte el calendario del proyecto con cada cliente y comunícale los posibles retrasos. El calendario es una magnífica herramienta visual que te ayudará a explicar de forma muy clara las diferentes fases del proyecto. Además, los clientes quedarán encantados al saber que pueden consultarlo siempre que quieran. Compártelo también con tu equipo y con las empresas que subcontraten para una mayor compenetración a la hora de trabajar.
- Elige qué números quieres mostrar. Selecciona la información que quieres compartir con tus clientes: el importe total pendiente, el total pagado, el saldo total de anticipo o el crédito total disponible.
Consejos para utilizar el Área del cliente
1. Pide a tus clientes que lo tengan siempre a mano. Puedes compartirlo por correo electrónico o mediante un enlace único para cada proyecto y cliente. Recomiéndales que lo añadan a los marcadores de su navegador para tenerlo a buen recaudo.
2. Envíatelo a ti mismo y pruébalo. Crea un proyecto de prueba, añade archivos y comparte el enlace contigo mismo para que puedas comprobar que todo funciona como deseas.
3. Antes de compartirlo, revísalo. Puedes utilizar el botón «Previsualizar y compartir» o copiar el enlace único y pegarlo en una ventana de incógnito para revisar lo que verán tus clientes. Comprueba qué archivos y documentos has compartido con ellos.
Recuerda que puedes volver a marcarlo como privado en cualquier momento.
Accede a toda la información desde un mismo lugar
El Área del cliente es una herramienta muy útil para gestionar proyectos en equipo y para comunicarse de forma eficiente con los clientes. Toda la comunicación, los archivos y los presupuestos se guardan en un mismo espacio digital, de modo que una persona pueda continuar el trabajo de otra y disponga de todo lo que necesita.
El Área del cliente de Houzz Pro y las herramientas de gestión de proyectos son esenciales en el sector de la renovación del hogar, un sector en el que entran en juego muchas variables y en el que todos los equipos necesitan ir haciendo un seguimiento de cada una de ellas.
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